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浅谈新常态下石油企业秘书工作的提升途径

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浅谈新常态下石油企业秘书工作的提升途径

新常态背景的形成主要是因为经济已经走进一个新的环境下,经济发展速度变缓、经济结构在不断的优化中;同时还有国际油价往低价道路发展。所以,办公室秘书要根据领导指示,将公司的企划方案起草,并制定与之相关的部门协调管理工作。秘书事务较为繁杂,具体的主要有以下几点:帮助领导处理日常工作的同时,还要完成领导分派的其他工作;开会前要做好会议准备,将开会通知下达到每个将要参与会议的部门,会中做好会议报告,会后整理会议内容并交予领导检查;将材料收集完整,起草文书、按时做好文件发放等工作;接待来宾,负责接听电话,及时传达主要的信息;帮助领导做好部门协调工作,将各部门的集体活动合理安排,还要负责部门的晚会等。
  一、石油企业秘书工作存在的问题
  (一)缺少工作热情
  秘书工作属于办公室职位,主要的作用是帮助领导处理日常事务等,往往会给人一种默默无闻的错觉,觉得秘书的工作就是办公室打杂人员,不会有太多的晋升机会,导致秘书工作人员对秘书工作缺少热情;同时,在工作中完成领导交代的工作,就觉得没有事情可做,进而形成了惰性,进取心不高,处理工作的效率低下,自身的能力没得到提升,难免对工作失去兴趣和热情[1]。
  (二)缺少主动性
  企业加班是常态,经常性的加班会使得工作人员身心疲惫,对自身工作能力的提升无暇顾及。除了能熟练运用办公室基本的操作流程,对难度较高的工作没有挑战的勇气,无学习新技能的进取心,常常对进修等安排较为排斥,缺少主动积极的参与内部学习或者是外派学习的热情。
  (三)缺少培训系统
  秘书是企业中的重要岗位,是传达公司以及领导意志给下级员工的主要人物,在公司的运营中起到上传下达的作用,秘书的工作处理顺利,才能使得公司事务正常的运转。随着时代的发展,企业也在不断的变化,企业秘书也要跟上企业发展的步伐,学习公司最新的产品知识、销售策略,这样才能更好更准确的传达企业和领导的意愿,这就需要通过不断的学习,经过定期、具有针对性的培训,对企业的最新动态进行了解,在开展秘书工作的时候才可能考虑到方方面面,从而更好的协调各部门的工作。而缺少培训系统,使得秘书技能只能停留在原本阶段,很难处理新难题。
  (四)工作缺少有序性
  企业秘书工作繁琐,日常事务多,工作内容要在各部门间反反复复的核实进度,直接影响自身的工作效率,工作态度不端正者应付了事,没能将事务的联系性和重要性进行交叉思考,出现办公处理事务没能从全面的角度去考虑,使得部门间事情处理不顺,很难能开展下一步的工作,进行影响企业的工作进度。
  二、新常态下石油企业秘书工作的提升途径
  (一)端正工作态度
  秘书工作繁杂艰辛,每天都要面对企业各部门的大小事务,是体力和脑力为一体的工作。所以,在工作过程中,要端正自身工作态度,要有奉献精神。比如,当其他部门的员工在休息的时候,秘书可能还要整理企业资料、文件等事务,加班更是家常便饭,这就需要秘书工作人员有吃苦耐劳、乐于服务的态度。同时,还要注意自身的言行,秘书直接代表的是整个公司的形象,所以,要在自身的言语和穿着上给予足够重视,细心接待来宾,帮助引见,顺利的完成上级领导交代的工作[2]。
  (二)增加工作参与度
  秘书在完成上级领导交代的工作后,在余下的时间中处理其他事务,比如进行部门间的协调工作、集体活动安排等,期间要与各部门的管理人进行良好的沟通,制定每一个活动计划的时候,都要对各部门的基本情况以及工作进度进行详细的了解,与各部门工作人员深入交流,加强自身的业务能力。主动的向领导汇报工作或者是请教问题,多向公司的管理者了解企业事项和发展方向,有助于增加自身对企业的了解,更好的向客户或者是来宾介绍企业文化和产品,增加工作参与度,实现自我价值。
  (三)完善培训系统
  秘书在企业运行中担任重要的角色,各部门的正常运行离不开秘书工作,所以,企业领导不能忽视他们对工作的努力,要重视对秘书部门员工的岗位培训。其一,这是有效提高公司内部运行的重要手段;其二,这是秘书努力工作应得到的奖励,只有让员工感受到他们是与公司共同发展、共同进步,满足他们对进取的需求,才能招揽更多优质人才,同时这也是提升企业形象和宣传企业文化的重要手段之一,有助于公司的长远发展。因此,建立完整的内部培训系统,帮助秘书工作人员快速的找到自己的位置,实现自身价值,是非常有必要的。
  (四)提高工作效率
  企业秘书要为上级领导服务、为公司员工服务,要在日常工作中帮忙各部门处理大小事务,起到良好的协调作用。定期参与培训,增强语言表达能力以及文案书写能力,提高自己的文笔,准确的将领导传达的意愿以文书表达完整,要在最短的时间内学习到最多的办公室知识,要具有勤劳、不耻下问的精神,熟悉公司秘书事务流程,并懂得灵活变通,完成上级交代的任务后,对接文件要随手处理,要快速的向本文由论文联盟http://m.lw54.com收集整理领导汇报工作情况,特别是领导容易忽视的问题要善意的提醒,实时的提升自身的办公能力。
  三、结束语
  关于新常态下石油企业秘书工作的提升对策,主要针对目前石油企业秘书工作存在的几点问题提出相关的措施,帮助秘书快速的提升自身价值。综上所述,主要先从自身角度出发分析,要端正工作态度,将服务精神贯穿在秘书工作中,提高公司形象;要积极参与工作,提高工作的积极性;最后,提高自身的工作效率,重点在于多沟通。使得秘书在工作中找到实现自我价值的方式,为企业服务,确保新常态下石油企业工作内部的正常运行。 转载请注明来源。原文地址:http://m.lw54.com/html/Secretary/20161111/6473697.html