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浅谈KTABRS―A6智能物资管理软件在无线局基层台站仓库管理中的应

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  摘要:KTABRS-A6智能物资管理软件在无线局基层台站从2004年的研发、试用以及正式启用,迄今为止历时十三年。该软件的研发与应用不仅大大提高了办公效率和管理水平,有力地保障了安全传输发射工作,还对智能化电台建设起到了一定的推动作用。本文首先对KTABRS-A6智能物资管理软件应用之前,库房管理存在的问题作出阐述,进而对KTABRS-A6智能物资管理软件的结构与优势做出探究,并对其在应用经验及问题改进措施进行探究。
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  关键词:智能软件 材料管理 应用分析
  一、智能物资管理软件应用前库房材料管理存在的问题
  (一)工作效率不高。
  (二)不能实现集中管理。
  (三)材料的采购计划管理不够细化和准确。
  二、KTABRS-A6智能物资管理软件机构及优势
  (一)KTABRS-A6智能物资管理软件基本结构
  KTABRS-A6智能物资管理软件是集备件管理、紧急备件管理、固定资产、材料管理、系统智能报警等功能一体的管理系统。KTABRS-A6材料管理软件含七个功能模块,即:备件管理、紧急备件管理、随机备件管理、备件跟踪、设备清单、固定资产等。“备件管理”和“紧急备件管理”模块包括基本信息、业务管理、单据审批、统计查询、其他业务、流程设置功能;“随机备件管理”模块包括统计查询、业务管理功能;“备件跟踪模块”包括电容、电子管的测试、跟踪功能;“设备清单”模块包括:“发射机系统”、“天馈线系统”、“电力系统”、“节传系统”、“冷却系统”五大系统的信息录入和查询功能。
  (二)KTABRS-A6智能物资管理软件应用优势
  1.实现了对材料管理的信息共享
  系统以仓库材料管理的业务为中心,实现对材料管理的信息共享,如台级备件库、紧急备件库备件的库存现状,随机备件等信息。
  2.实现台级与紧急备件库分库管理,并满足财务制度要求
  台级备件库与紧急备件库各自独立的业务管理功能,满足当前实际使用要求;具有各自独立的工作流程,满足财务制度要求;能形成各自独立的综合统计,满足各种查询要求。
  3.预警功能
  通过对备件指标数据的设置,如最高库存量、最低库存量、保存期等,系统能够根据这些信息自动而及时提供库存告警,使管理人员及时了解备件的情况。
  4.多条件选择和模糊查询功能
  系统提供材料的请购、入库、领用、调拨、退料、退货、盘点等信息的查询;提供备件的库存现状、库存余额、合同、价格、固定资产等信息的查询;提供电子管、真空电容的测试及使用情况查询;提供对各种型号的发射机等设备清单的查询;多条件选择和模糊查询功能,可以有效提高信息的检索速度。
  5.提供对电子管、真空电容的测试及使用情况的跟踪
  提供对电子管、真空电容等器件从入库到出库、上机使用情况、下机维护等情况全程记录。系统了内置这些器件的检测方法和跟踪记录表。
  三、智能物资管理软件的应用经验及问题改进措施
  (一)智能物资管理软件的应用经验
  KTABRS-A6智能物资管理软件从开发到迄今为止,历时十三年,与以往手工操作相比,大大提高了工作效率;既实现了台级备件库的材料管理还实现了台级备件库与紧急备件库的分库管理;另外,通过软件的权限设置分配功能,不仅促进了材料管理制度的完善,还进一步规范了材料管理的岗位职责,体现出材料管理的特殊职能。下面,谈谈如下几个应用经验:
  1.在存货仓库的设置规则上,可以按如下设置比较直观:
  一级:台级备件库的命名按局要求?O,紧急备件库的命名按部门(+XX)设。例如,维修室机房紧急备件库。
  二级:一般命名原则为数字、功能、分类等。例如,维修室机房紧急备件库一号架
  三级:一般命名原则为数字。X层(+X位+X+X)例如,维修室机房紧急备件库一号架一层;
  2.角色命名。命名尽量详细。如甲机房部门主管,变电站主管等;最好按实际岗位设置。如物资负责人兼采购员、副台长兼乙机房主管等。
  3.流程设置参考:
  (1)材料请购流程:部门主管填单-主管领导审批-单位负责人审批-计财科长审批-采购员接收
  (2)一般入库流程:采购员填单-仓库验收-器材会计记账
  (3)技术入库流程:采购员填单-仓库验收-技术验收(技术部门进行)-器材会计记账
  (4)一般请料流程:部门主管填单(请料部门)-主管领导审批-器材会计接收
  (5)材料出库流程:器材会计填单-单位负责人审批-计财主管审批-仓库接收-领用部门接收-器材会计记账
  (6)材料调拨流程:器材会计填单-计财科长审批-单位负责人审批-仓库接收-器材会计记账
  (7)退料处理流程:部门主管填单-器材部门主管审批-仓库验收-器材会计记账
  (8)盘盈处理流程:仓库填单-计财科长审批-单位负责人审批-仓库接收-器材会计记账
  (9)盘亏处理流程:仓库填单-计财科长审批-单位负责人审批-仓库接收-器材会计记账
  (10)材料转库流程(台级备件库到紧急备件库):器材会计填单-器材部门主管审批-仓库接收-请料部门接收-器材会计记账)
  4.入库工作根据过帐情况与正常情况的处理方法:
  (1)过帐入库。即材料一进一出的过帐处理
  要求器材会计应对过帐物资货位统一选择在临时架中,保管员先审批单据,后追请料单。审批之后打印出该入库单,根据此入库单核对请料单是否填写正确(即代码、数量是否吻合),原则上当日过帐入库单,当日出库,最晚不超过当月。保管员负责催单。每月底前,保管员应对软件中的临时架进行清理或调整。   (2)正常入库:保管员在审批入库单前,先打印出入库单,确定好货位后再进行审批。(即把正确货位记录在入库单上,对入库单货位进行修改后再提交入库)。要求对入库的物料及时登卡。新入库物料,应及时建标签,建卡片,确保帐、卡、物、标、货位一致。
  5.按照发料工作的不同情况,工作步骤分为以下几种:
  (1)领料部门填单后来取料,仓库保管员应打印出请料单或出库单根据请料单发料。发料中应做到:发料物品与请料单申请的物品代码相符、数量相符,并做到当场登记卡片,在请料单中记录余额,在审批出库单后,与软件核对库存余额是否相符。
  (2)领料部门先取料后开单。仓库保管员应先登记卡片,再记录物料代码一式两份,一份给取料部门,一份自己保留,以便在取料部门填制请料单后核对,如有不吻合,退回该请料单,要求其重开;当天下班前,应做到出库单审批完成,如有未审批完的单据,应打电话提示当事人提交单据,当日未审批完,则次日催交单据。
  (3)本科室留守人员代发料时,应在指定的记录本上记录代为发料的情况,包括:取料人,日期,数量,代码,名称,并签名,以备保管员在岗时核对。保管员回岗时,应根据发生的取料记录补登卡片,并与代发料人进行核对,审批相关单据,核对库存余额。如有不符,应立即与当事人核实,查找原因。
  (二)智能物资管理软件的问题及改进措施
  当前,智能物资管理软件还存在部分功能需要完善的一些地方,如:
  1.缺少实时库存盘点功能。软件中没有针对盘仓查库时所需的实时库存的盘点结果显示。建议在综合查询中增加综合条件的查询功能(如>O  2.缺少材料报废功能。目前??材料进行报废时,只能通过材料出库单进行库存减少。建议可在业务管理的菜单中增加“材料报废”功能。
  3.自动生成财务报表功能。每月末器材交给财务的统计报表不能由智能材料软件自动生成。建议局统一格式,自动生成统计报表。
  4.材料转库没有由紧急备件库转入台级备件库功能。当前软件中的材料转库功能只能实现台级备件库转紧急备件库,而不能由紧急备件库转台级备件库。增加紧急备件管理中的材料转库可以转台级备件库的功能。
  5.建议在备件跟踪的电子管跟踪里增加黑灯丝记录。
  6.在备件跟踪里的“跟踪码”定义不确定。例如:在备件跟踪里,电子管的跟踪码是序号,电容的跟踪码是代码。
  7.在备件跟踪里的“管号”定义不正确。
  例:在备件跟踪里,电子管的管号其实就是代码,与我们平时所讲的管号、容号容易混淆。
  总结:
  KTABRS-A6智能物资管理软件是一个很有针对性的材料管理软件,特别适用于无线局基层台站器材管理,该软件采用当今国际先进的J2EE应用开发体系结构,引入B/S结构(浏览器/服务器模式),MVC设计模式进行系统开发,它具有良好的实用性、易用性和安全性,非常适合无线局及基层台站对物资管理的需求,全面提升管理部门的管理水平。通过日常熟悉使用和对数据库管理的知识应用,本人总结了一些平时维护的经验和方法,探讨分析了该软件使用过程中出现的一些问题,并提出了解决办法,希望能对同行有所帮助。

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