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简谈档案管理工作

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  摘要:档案是各类主体,包括国家机关、社会组织以及个人,在实践过程中直接形成的历史记录。档案的资源积累是一个缓慢的过程,其价值更是不言而喻。它不仅反映出了国家、企业或个人的发展现状以及历史情况。也记录了发展过程中的重要事件,是国家或企业发展的依据和屏障。为了使档案的作用得以最大程度的发挥。企业需要开展有效的档案管理工作,而要做好档案管理工作,就必须严格遵守法律法规,推进信息化建设,借鉴国外先进经验、提高从业人员自身素质。只有这样,档案管理工作才能不断提高、发展。
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  关键词:档案 档案管理工作 措施
  中图分类号:G271 文献标识码:A
  意大利档案学家欧根尼奥?卡萨诺瓦曾经在《档案学》一书中指出:“档案是文件的系统积累物,此种文件为某一机构或个人在其社会活动中产生,并由该机构或个人为实现其政治、法律或文化上的目的而保存的。”在我国,普遍认为,档案的形式与内容保留了原始标记,例如:形成日期、签名、档案本身的物质载体形式等等。原始记录性是档案的根本属性,使得档案与图书等文献之间得以区分,使得档案和档案工作具有独特的社会地位和社会功能。
  由于档案是随着人们的实践活动的开展逐步积累的,合理有效地运用档案资源,能够提升单位的行政效率;能够提高经济管理水平,大力促进社会生产力的发展;能够作为史料,揭示社会发展的客观规律,使得文化教育变得更加具有说服力和感染力;更有甚者,可以在国与国之间维护国家主权和利益。
  1 档案管理工作
  1.1档案管理工作含义及概况
  档案管理工作是指“通过科学的管理,提供丰富的档案材料,直接为社会的政治、经济、科学、文化等各项事业服务的工作。”现代档案数量繁多,种类十分复杂,不同类型的档案形成了不同方面的档案管理。
  做好档案管理工作,既需要系统、完整、科学的组织原则。又要有健全的管理体制做保障。我国的档案管理工作所奉行的组织原则和管理体制是:统一领导、分级管理国家全部档案。国家机关、国有企业以及企事业单位所形成的所有档案,必须交由本单位档案机构或档案工作者进行集中统一管理。需要长久保存的档案应当按要求移交到各级专业性或者综合性档案馆。当遇到该档案对于国家或集体具有特殊保存价值的,或者该档案涉及到国家秘密应当保密的,按照国家相关的法律法规,档案所有者要妥善保管,亦可向国家档案馆寄存。
  1959年之前,我国档案管理的模式是党、政分开进行管理。1959年1月7日,中共中央下发了《关于统一管理党、政档案工作的通知》的规定,至此档案管理模式由党、政分开管理变化为党、政统一管理的体制。此种体制一直沿用至今,全国档案工作应由国家行政管理机关主管,国家行政管理机关的职责是全面规划和统筹国家的档案工作,制定出档案工作的相关法规和标准,并依据这些相关法规和标准对档案工作进行必要的监督与指导,提出努力目标。县级以上的各级人民政府的档案管理工由该行政区域的行政管理机关主管,同时根据本行政区域内的客观情况,人性化制定档案工作规划和相关制度,并进行指导和监督。
  档案工作所管理的对象为档案,只有在保证档案完整与安全的前提下,才能为档案管理工作提供良好的物质基础。其中,档案完整性要求档案数量齐全。凡是具有保存价值的档案都应及时进行收集、整理、保证其齐全,避免遗漏、残缺、缺失,以此保证这些有价值档案的完整性。另外,档案在整理的过程中,应注意其相互之间的有机联系和系统性,将档案组成为一个整体。真实地还原社会活动过程和基本的历史面貌。开展的档案管理工作是否符合标准,质量是否合格,将取决于档案管理工作是否能够便于社会各方面利用。
  1.2档案管理工作的重要意义之航天科技档案
  ?n案记录了过去,同时也服务于现在。科技档案作为档案的一个重要门类,以其专业性的突出特点,为我们提供所需科研信息的同时,也成为提高各项专业科研活动整体水平的技术支撑。档案管理对于单位和企业建设来信说是最重要的一环,它反映出了单位整体或个人的发展现状以及历史情况。档案中记录了单位或企业发展过程中的重要事件,是单位或企业发展的依据和屏障。
  以航天为例,航天工业属于综合性系统工程和现代化尖端工业,具有多学科多专业的特点,航天科技档案见证了航天事业发展的历史,如实记录了航天科研活动的全过程,为航天事业的发展提供了可借鉴的科学依据。它集中了现代科学技术的最新成就,标志着一个国家科学技术的发展水平。从飞船系统到航天员系统。从测控到数据传输网,从陆地监测到海上测控。每前进一步都要经历无数次的调研、论证、计算、和实验检验,每一次所产生的结果对于最后一次的成功都是尤为重要的参照标尺,所有数据都需要完整无误地计入科技档案并且予以系统的保存管理。科研人员最终需要依靠丰富的科技档案,从中获得可以借鉴的经验和可靠性数据,在工作中不断探索、试验、创新、总结、提高,使航天事业获得更大的成功。
  航天档案同时也为航天科学技术水平的整体提高提供了有力的技术支撑。由于航天试验研制型号不同、参试设备不同等方面的差异,其带来的技术问题具有自身的独特性,会出现以往经验和固定的模式难以解决的问题。这就要求科研人员要以攻坚克难的精神,开展高新技术的研究,自主创新,攻破关键技术,明确重点、进行难点课题的攻关,在从无到有、从有到优的过程中不断探索。对多年积累的、大量的科研、装备、测绘等科技档案资料中进行反复对比分析,集思广益,开拓思路。
  航天科技档案为开展学术交流、合作,培养高精尖专业技术人才提供必要的技术手段。随着现代科技技术的迅速发展,各学科流域之间的交流日益频繁,航天事业作为一项复杂的系统工程,未来的发展不仅取决于科技水平的发展,更需要业务精湛、技术高超的复合型技术人才。因此,通过开展大范围学术技术交流活动,结合自身优势、用好先进技术和优势资源,进行课题研究、技术攻关、技术协作。同时建立重点实验室,为高层次人才的培养提供优质的平台――走出国门,拓展知识结构、开阔眼界、与世界先进技术接轨。在这些交流、协作、课题研究中会产生大量的调研报告、实验数据、技术报告以及学术技术论文档案,这些档案成为我们最珍贵的科技财富的同时,也将成为将来航天科研试验关键理论的突破点。科研人员更是可以依据档案记录内容传递交流新思路、创新工作方法。   航天科技档案记录了与航天有关的重要数据和信息,直接真实地反映实验任务准备和执行情况,为科研工作提供理论依据和数据支持,也是试验任务圆满完成的技术基础。对于国家来说具有极大的保存价值,涉密档案要严格按照保密相关制度和要求进行管理。如果因为得不到妥善系统的管理,使得档案缺失、遗漏或是错误,会导致科研人员所进行的实地考察、实验论证变得毫无意义,因此应当妥善保存。
  1.3国外档案管理工作
  国外档案管理具有规范性和科学性的特点,档案的信息化管理系统相对规范、标准,对相关发展给予高度重视,有关档案管理的法规也相对成熟。
  在美国,档案管理具有机构框架系统化、管理手段信息化、保障措施法制化等特点。美国档案管理有比较完备的法律进行保障和支持,同时相关部门还会通过各种途径进行引导和促进档案公开。其公开方式也是与时俱进的。并且,美国各级档案馆都拥有自己的网站,不仅保存、管理档案,还与民众有着频繁的交流互动。
  英国的管理体制恰恰相反,属于“分散式”管理。一些大学之中甚至没有自己的档案馆,学生档案分散于各个档案机构中。但是,这些分散的档案机构并不会影响档案的收集,各档案机构分工明确,以此确保各类档案的收集。同时,英国先进的档案管理技术更是功不可没。英国是世界上最早在互联网开通档案网站的国家之一,在1995年时,就开始探索利用互联网向社会公众提供档案信息资源服务。英国高度重视数字档案的建设,秉持以利用率高的档案??先为原则进行档案的数字化建设,既能完整保存档案,又能够简化检索过程,以此吸引更多档案使用者。英国在档案借阅方面非常成功,借阅者在档案馆阅览室的电脑中提交档案借阅申请,如若所借档案无法外借,电脑显示器会马上给借阅者以提示,减少等待时间;如果可以外借,系统会将指定档案传送至借阅台,提高准确率和借阅效率。
  2 做好我国档案管理工作的几点措施
  2.1严格遵守原则,个性立法管理
  法制化是做好档案管理工作的基础。国家发展,国际竞争力,对于档案的需求日新月异,这对档案工作人员的业务能力、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了更新更高的要求。习近平总书记提出的“四个全面战略布局”中指出:“全面依法治国、全面从严治党”。对于我们来说,规范档案管理工作,也要遵守“依法治档、从严治档”的原则。这是做好档案管理工作的重要前提条件。档案管理工作需要制度化,只有实现制度化,才能发挥出应有的作用。《中华人民共和国档案法》实施以来,经过几十年的不断发展、完善,为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。全国上下坚决遵守档案法中所规定的一切规章制度,遵守国家法案所规定的档案管理工作的基本要求以及管理原则,坚决按照法案方向前行。随着时代的不断发展,地方的建设与发展对档案管理工作也提出了更高的要求。为了加强对档案的管理,有效地保护和利用档案,各地方要充分利用地方的立法权限,建立一整套有地方特色的个性化档案法律法规,使档案管理工作与时俱进,更好地服务于地方建设工作。此外,各部门还需建立健全档案管理规章制度。只有这样,档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。
  2.2改革管理方式,推进信息化管理和数字化管理
  档案信息化作为一种新的管理手段,不同于以往的管理方式和管理理念,尤其是计算机和网络技术快速发展和广泛应用,能使其在快速分析、综合研究、开发利用等方面发挥其独特的优越性。有效地提高档案的安全性、保密性和可追溯性。
  首先,档案管理人员队伍建设在档案信息化进程中起着至关重要的作用,档案人员的专业素质决定了档案信息化发展的速度和发展的质量。从档案管理的基本性质和主要作用来讲,档案管理是一项具有管理性、服务性的工作。档案管理工作人员要努力改变传统的档案管理思想,加强自身的档案信息化管理意识,不断提高自己的工作质量和自身的综合素质以及专业技能,善于借鉴国外的先进经验,并转化为具有中国特色的方法用于实际,对于不同类型载体的档案资源进行信息化处理时,需保证档案的安全性和有效性。
  其次,应及时配备档案管理现代化所需的计算机、光盘刻录机、扫描仪等办公设备。充分发挥现代先进档案技术、缩微技术在档案管理中的作用,加速适合提高档案专业化管理的软件研制,实现档案信息数字化管理。充分利用存有大量档案资源的优势,重点加强档案的提供和利用。持续开展档案异质备份,制定应急预案,防止由于各种灾害造成档案的毁灭性损失,信息化的发展使档案管理工作不再只是对档案进行保存,而是通过网络平台使档案得到更广泛的利用,充分体现档案的自身价值。
  开展基于RFID技术的档案库房监控管理系统建设,结合检测报警及盘点设备,实现对档案的管理和控制,提高档案盘点、查找效率,保护档案安全。推动“数字档案”的建设进程。
  2.3消除职业倦怠,正确有效管理
  职业倦怠是指:个体在工作重压下产生的身心疲劳与耗竭状。而造成职业倦怠的原因之一就是工作带来的压力。“工作压力,也称工作紧张或工作应激,是指与工作相关的不良刺激对个体所引起的负性主观体验和心理、生理反应。”
  档案管理工作的特点是:相对稳定,却又繁琐、枯燥,总体来说缺乏挑战性。档案工作人员身兼多职情况的大量存在,加重了他们的工作负担。心理上承受很大的压力。由于档案管理工作具有隐蔽性和周期性,其对于社会的作用往往会被大众所忽略,档案管理人员的收入相对较低,大多数档案管理人员认为自身受到轻视,由此使得档案管理人员情绪低落,造成职业倦怠。国外有研究发现,一旦导致职业倦怠,档案工作人员很容易对档案查询、利用者失去耐心,对工作的控制感下降,不能有效地履行自己的职责。
  第一,如何消除职业倦怠,保证档案管理工作能够顺利、高效开展。首先,需要提高档案管理人员的社会以及经济地位。党和政府相关部门应制定档案管理工作相关福利政策,通过舆论宣传等手段,积极引导和普及档案知识,提高全社会对档案管理工作重要性的认识,进而使档案管理工作的社会存在感得以提升。加强档案的基础设施建设,完善安全防护措施。彰显档案管理工作在社会发展各阶段中的价值,让档案管理工作成为真正为人们所尊重、为社会所重视的职业。在良好的工作环境的带动下,档案管理人员的自我效能感必然会得以提高,消除职业倦怠感,更好的投入档案工作中去。   第二,各级主管理部门或相关领导,要把档案的管理工作摆放至正确的位置。积极营造民主、宽松的发展氛围,主动对档案管理工作者的生活与心理表示关心,帮助协调人际关系。档案管理工作单调且繁琐,档案管理工作者与其他科研工作者不同,难以获得巨大的科学成就,从而得到晋升的机会。部门或企业领导应当尽力为档案工作者创造进修、升职的机会,鼓励在档案管理过程中提出优秀建议,以此激发档案工作者的工作热情、提升他们的责任感,挖掘他们所拥有的创造潜力,充分发挥档案管理工作者的主观能动性,使工作者们能够真切感受到自身的职业价值,从根本上消除职业倦怠。
  第三,档案管理工作者自身素质也需要不断提高。面对繁重无趣的档案工作,档案工作者需拥有正确的职业态度,充分认识到所从事职业的性质、特点和要求,不报有不切实际的过高期望。全身心投入到档案管理事业中,积极主动地解决在工作中所遇到的困?y。面对压力时,档案管理工作者应当持有积极乐观的心态;面对工作中的挫折,应当全面客观地分析失败原因,多与其他工作者进行讨论沟通,借鉴成功经验,总结消化之后为自身所用。在工作中,肯定自身业务能力,充分发挥自身特长,并且时刻牢记自身职责,保持对工作的责任心。当出现职业倦怠时,一定要及时调整工作态度,消除职业倦怠心理对工作和自身所带来的影响。
  2.4创新服务意识、服务内容,提高服务质量
  服务是档案管理工作的核心内容,小的方面要有良好的服务态度,大的方面要有优秀的服务思路,也就是,要有服务意识,变被动服务为主动服务,主动想用户之所想,把服务意识融入到日常工作中。同时要创新服务的内容,了解档案利用者的需求,主动完善、持续改进并提供便捷的查询工具;利用网络的信息技术与其他档案部门建立紧密联系,做到资源共享。想方设法为用户的需求提供抢先一步的服务。
  3 结束语
  阿瑟?道蒂爵士说过:“在所有的国家财产中,档案是最为珍贵的。它们是一代人留给另一代人的礼物,我们对它们的爱护程度标志着我们的文明程度。”档案的管理工作是一个长期的过程,做好档案的管理工作,最终目的是立足于我国现代化管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作的研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。档案管理只有健全法律法规、提高管理水平、总结经验、认识规律,才能得以延续和发展。
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