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行政管理工作的角色与效率分析论文

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  作为一个水电开发企业,比起建设现场、生产现场这些一线工作场地,行政办公室在规模与人数上都显得微不足道。但办公室却是一个决策方案、幕后策划诞生的地方,如何协助各部门配合工作,提升企业认可度,妥善利用公司资源,维持整个公司运营,这都与办公室工作有关。所以办公室更需要一个完善的行政管理制度来提高其效率。

  一、办公室行政管理工作的必要性。

  (一)保证员工高效完成任务。

  办公室行政管理工作,不单单只是对员工职能、员工工作任务进行管理或是依据员工工作职责,对员工工作提出要求。它还需要制定一些配套制度,如会务管理、公文时效性管理、办公时间管理以及工作作风管理的相关规定。帮助员工协调工作时间,合理安排员工休息时间,确保员工劳逸结合,更好地完成工作指标。而办公室主任,作为办公室主心骨,会针对员工工作情况提出建议,或帮助新进员工解决一些生活与工作上的难题。从“以人为本”角度,提升员工工作质量。

  (二)协调各部门工作。

  办公室在整个企业中起到一个“承上启下”的作用,承接上方下达指令,做出可行指令实施方案,下放到各部门。通过分析各部门的优势与不足,研究公司部门职能划分权限,找出各部门之间的联系,协调部门互相配合,共同完成特定项目。对公司发展有一个客观分析,帮助公司进行整体规化。

  (三)优化工作质量。

  当企业遇到困难时,办公室部门会帮助领导一起解决问题,通过平时分配管理工作的优势,为领导出谋划策,解决困难。而且通过日常工作中对公司各部门职责的分析,对公司发展规划,提出客观合理的建议。

  二、办公室行政管理中存在的不足。

  (一)工作任务分配管理方面。

  由于办公室管理决策人主要是办公室主任,在任务分配上,可能因为不熟悉员工情况,导致员工工作效率低,或是在分配上带有主观情绪,认为自己一统大局,不结合员工实际情况,降低员工工作积极性。

  (二)考核制度方面。

  由于办公室工作任务细碎、复杂、重要。对于员工工作质量也有较高标准,所以会注重员工考核成绩。但总体考核方式还是受主观影响较为严重,有时候不能对员工进行公正、客观的考察。考核政策形式化,也大大降低了员工工作效率,影响企业发展。

  (三)管理方法方面。

  作为企业办公室,一般都存放着公司的文书档案资料,由于管理方式不当,或是没有定期检查、更新资料,在公司需要资料时,不能及时找出,或对于一些资料丢失毫不知情,这都会直接影响到企业运营,降低工作效率和进度。另外,许多企业行政管理方面方案的电子文档都存在办公室,对办公人员保密管理也需要加强重视,近几年通过电脑失泄密的事件时有发生,给企业的形象造成了严重影响。这都是因为管理安全欠缺,管理方法不当所导致。

  三、针对不足提出建议。

  (一)合理分配工作,提高员工积极性。

  办公室主任在接到工作指令时,要合理分析工作性质,做好本职工作,再结合员工优势,工作特点合理分配工作,使员工依自己能力,高效完成任务,不因为工作任务复杂或是工作量繁琐,降低工作效率。遇到一些较难工作任务时,也会积极面对,挑出工作重难点,做稳基础工作,从易入难、由浅而深。或是在分配上,使员工互相配合,取长补短,注重团队精神。合理规划工作任务,调动每一位员工工作积极性,使每一位员工都为企业发展贡献出自己的力量。

  (二)改革考核制度。

  为避免以往考核制度中人为影响大的问题,企业应该改革员工考核制度,公平对待每位员工,对其进行客观考察。应从多方面对员工进行考察,不仅是工作能力,还有项目组织能力,问题解决能力,工作分析能力等方面进行考察。还可以考核员工在解决问题时的专业知识能力,设备使用能力,这些能力不仅是员工工作优点的体现,还是员工责任和敬业心的客观反映。

  除了对考核能力综合考察外,考核过程也该公平、客观、透明。对员工和主管进行双向考核,并针对工作不足之处提出建议,使考核体制自由民主,保证员工工作的积极性。

  (三)引进先进管理设备。

  企业平时应做好企业间的文化交流,借鉴一些先进管理制度,提高工作效率。如对每份档案进行电子备案,实施电子化管理。对档案出入情况,及时做好标注,方便档案查找。并做好安全措施,泄露资料。

  四、结语。

  办公室的工作复杂而重要,因此办公室更需要建立合理的管理制度。协助各部门之间配合,提高工作效率,做好指令分派与管理,充分调动员工积极性,使企业得到更好发展,并在竞争市场中占有一定优势。

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