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会计电算化中会计核算的不足及优化

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  摘 要: 会计电算化实现了数据处理的自动化,用电子计算机代替人工记账、算账和报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。在会计电算化模式下,改革会计手工处理形式,简化会计人员的工作量,缩短会计数据处理周期,大大地提高了工作效率,为企业带来了巨大的便利,与此同时也符合国家、社会所倡导的绿色低碳的发展理念。虽然会计电算化已在众多企业中得到了广泛的应用,但发展会计电算化的企业也存在着缺乏专业会计人才队伍、刚性内控制度约束不足、数据安全隐患等问题。文章针对以上问题,提出企业应重视复合应用性会计人才队伍的培养,提高会计从业者的综合素质,使其适应更高要求的会计核算管理需要,还应加强内部控制和会计档案管理,刚性的内控制度约束和会计档案无纸化,使其达到提高经济效益的目的,除此之外,在信息系统方面,企业通过构建会计信息管理系统和核算校验系统,在确保信息系统安全的同时校验会计核算质量,为会计信息数据的安全性、准确性保驾护航。

  关键词: 会计电算化; 会计核算; 影响;

  会计核算是一项复杂且运算量、数据量较大的工作,传统的会计核算将记账程序和方法相互配合,完成会计核算。随着信息技术的不断发展,会计电算化已经逐渐取代传统的手工记账形式,用计算机控制代替人工控制,改变了会计工作模式、存储介质等要素,既提高了工作效率,又降低了企业成本,实现了将会计管理由事后管理逐渐向事中控制、事前预测的转变,降低企业风险的同时大大地提高了核心竞争力,使会计电算化在企业中得到了广泛应用。

  一、会计电算化概述

  (一)会计电算化的概念

  会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化,用电子计算机代替人工记账、算账和报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程,使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。

  (二)会计电算化对会计核算的作用

  我国会计电算化起步相对较晚,从1979年试点开始,到1981年第一次正式引入了“会计电算化”的概念,已走过四十余年的发展历程,现已成为各大企业不可或缺的会计处理方法,未来将朝着一体化、标准化、多元化、网络化等方面发展。总的来说,会计电算化经过这些年的发展,在经济管理的各个领域中处于应用电子计算机的领先地位,起着带动经济管理领域逐步走向现代化的作用。随着信息技术的快速发展和管理要求的不断提高,会计手工操作终将完全被会计电算化所取代。

会计电算化中会计核算的不足及优化

  1. 提高财务管理水平

  会计电算化的出现解决了重复性工作的问题,降低了数据的多次核对和反复计算的工作强度。会计电算化采用电子与计算机进行会计核算,只需设置数据勾稽关系,系统自动数据运算并生成账务,简化会计人员的工作量,减少人工成本,缩短会计数据处理周期,并且随着会计电算化的大量普及,使得企业经营管理水平有了质的飞跃,会计对经营活动的反应能力也更及时、准确。系统通过数据的自动抽取,进而形成分析图表,使企业管理者可以实时查看反应企业发展健康程度的各项指标数据,将会计管理由事后管理逐渐向事中控制、事前预测转变,降低了企业的风险,提高财务管理水平。

  2. 改革会计处理形式

  传统会计主要依靠手工台账、计算器等辅助工具对数据加工后手工记账,操作过程中如有细微差错,就会造成最后结果的错误。实现会计电算化后,从根本上改革会计处理形式,甩掉了人工运算并手工记账的过程,依靠计算机独立运行完成记账、算账及报账等任务。在实际业务操作中,会计人员只需录入交易信息,系统自动运算并生成账务处理,避免了手工记账错记、漏记、运算错误等问题,保证了会计数据的准确性,增加了会计人员工作的正确率,促进了会计职能的转变。

  3. 引领践行绿色发展

  传统会计需要打印大量纸质凭证和回单,这无疑将耗费大量的纸张、墨盒、硒鼓等生态资源,同时作为会计档案,对其存放条件、查询查阅等都有较高要求且存放年限较长,须腾出专门空间用于存储,这些与当前国家、社会所倡导的绿色低碳的发展理念是不相符的。伴随着计算机科技的发展,数字存储技术的进步和数字存储设备价格的下降,会计凭证从纸质凭证转向了电子凭证,节省了原始凭证打印、催收、配单、归档等一系列工作,这种电子存储形式将是最低碳环保的选择。

  二、基于会计电算化的会计核算存在的问题

  会计电算化的发展极大地降低了会计人员的劳动强度,大幅度提升了企业的管理效率,为企业发展提供了会计信息的参考数据。但伴随着会计信息化的发展,会计电算化在实践中也暴露出一些问题,一方面取决于企业对会计电算化的重视程度,另一方面也存在着来自数据安全等隐患问题。

  (一)缺乏专业的会计人才队伍

  一方面,企业对会计专业人员重视不够。会计核算作为业务处理的最终环节,很多企业往往只考核会计人员的差错率,不愿意花过多的精力、财力为会计人员提供培训机会,以致企业管理层对会计人员关注度不够,忽视对会计人员的知识储备和后续培养,会计人员仅仅参加必须的会计继续教育,其他业务培训机会很少,加之受到来自工作、家庭等因素的影响,缺乏自主学习专业技能的积极性,使得会计人员的专业素质参差不齐,不利于企业会计专业化队伍的建立。

  另一方面,会计人员的会计核算意识淡化。现代信息技术发展迅速,使用于会计行业的一些会计软件就已宣称“不需要懂会计”,只需录入(数据)、处理(由计算机进行),即可完成账务的处理。这种用电脑代替人工的核算模式,使得越来越多的会计人员虽不懂会计核算,也能完成相应的账务处理。未来大部分企业将逐步减少核算型会计人员,若会计人员不熟知业务的会计原理、数据勾稽关系运算,进而逐渐对会计核算的意识淡化,不利于会计人员对会计数据的校验和财务分析,也不利于企业对异常会计信息的监控。

  (二)缺乏刚性的内部控制制度

  会计电算化信息系统不断完善,使会计核算流程逐步简化,若企业没有及时根据变化修订内部控制制度,将会面临违规操作、会计信息丢失或出错等操作风险。即一些中小型企业为了节约人力成本,会有人员工作岗位交叉、职责划分不明的情况,没有严格的内部控制制度约束,将会给别有用心之人可乘之机,一旦违规操作,将给企业带来很大的经济损失的风险。另外,企业多偏重于内控制度的重要性,将制度分解为一个个控制矩阵分散到各项管理办法中,业务检查单一且缺乏内控制度的独立性。例如,内控制度规定了岗位职责,业务授权,业务程度的先后制约,但却未形成一套环环相扣的风险防范制度,人们往往会不自觉地将重点放在业务处理上,弱化了内部控制,会计核算检查与风险防控也未全面发挥,难以及时发现和处理存在的问题。

  (三)缺乏安全的数据保障

  按照会计制度的要求,会计数据必须真实的反应企业发生的各种业务,那么这就使得在会计电算化信息系统中,对会计数据必须有安全的保障。一方面,会计人员在录入数据后,会计事项由计算机按设置好的勾稽关系自动进行处理,如果原始数据被人为篡改,或是系统出现漏洞,某些敏感数据被无权限人读取,造成财务数据泄露;另一方面,会计人员在数据录入、处理中由于硬件故障、断电、死机、人为误操作等原因,造成数据损坏或是丢失,这都使得企业遭受损失。

  另外,随着信息化的发展,安全的信息系统作为保障也至关重要。网络化、开放化的信息系统改变了会计处理模式,但也带来了网络数据的安全性、会计信息电子归档、权限操作痕迹管理等问题。主要表现在:一是计算机运行是否稳定,影响着计算机硬件的安全运行。例如机房的外部环境是否符合安全要求,系统网络是否专网专用;二是系统间数据接口是否通畅,影响着会计信息系统的安全,例如接口间数据是否实时传送,传送时数据是否完整;三是计算机病毒入侵和人为恶意篡改,已成为维系企业会计信息系统安全的首要大敌,会计数据的特殊性和重要性往往成为“黑客”的攻击对象,并且“黑客”为了某种利益,试图非法篡改程序。

  三、基于会计电算化优化会计核算的对策

  总体来说,缺乏专业会计人才队伍、刚性的内部控制和数据的安全性等方面,制约着会计电算化的发展,完全实现还有很长的路要走。基于在会计核算中存在的问题,企业要想深入发展会计电算化,应首先审视自身对会计电算化的运用和重视程度。其次根据重视程度对会计人员、内部控制、系统安全等方面做相应改进,基于会计电算化存在的问题优化会计核算对策。

  (一)培养复合应用性会计人才队伍

  一方面,引导会计人员加强专业技能的意识。会计电算化是未来发展的必然趋势,只有不断提高会计从业者的综合素质,才能适应更高要求的工作需要。会计从业人员除了掌握专业知识、技能外,还应具备计算机操作能力,使之适应以计算机为主要工具的会计工作方式。因此,第一,企业应加强会计人员的培训,特别要加强业务骨干人员的培训,以老带新,形成传帮带,互学互助,打造良好的学习氛围;第二,充分利用每年会计继续教育,加强职业技能学习,不再让继续教育沦为形式;第三,加强计算机培训,提高会计人员的计算机应用水平,力争打造出一支高素质的财会科技人才队伍。

  另一方面,完善会计人员考核制度。建立企业员工定期考核机制,尤其是新员工入职考核,把掌握计算机业务知识作为上岗的一项必备条件,以加强员工不断学习计算机和专业知识的积极性。另外,有条件的企业每年可举办业务技能竞赛,获奖员工可与职称、岗位评级等挂钩,鼓励员工的积极参与,提升专业技能的同时职业规划也更上一层楼。

  (二)重视内部控制和会计档案管理

  第一,强化内部控制刚性约束。企业通过内部控制来达到更高的经济效益,实现会计电算化后,内部控制要根据工作的实际需要和应用软件的升级而不断更新和完善。一方面,企业应最大可能地细化和明确会计工作全流程的参照依据和控制标准,另一方面,将所有会计数据和会计人员操作情况记入系统日志,来防止职责标准模糊和数据被删除、篡改。为了确保会计信息的真实性、准确性,结合会计电算化系统的特点,企业应构建一套更为完整、严格的内部控制制度,强化内部控制刚性约束,方便企业对财务及业务流程进行控制。

  第二,建立会计档案管理制度。会计档案无纸化实现后,大量会计电子资料需及时存档,档案管理的规范化、现代化、数字化将是未来的发展方向,结合《会计档案管理办法》等制度要求,企业应及时完善会计档案管理制度,开发电子档案回单影像系统,实现电子档案远程访问和管理。同时,为防止存储介质遭到破坏,企业应对所有电子档案进行定期备份,并及时采取应急措施和技术手段对档案进行恢复。

  (三)构建安全的会计信息管理系统和校验系统

  一方面,会计电算化面临最突出的问题就是数据安全。保护数据的安全性,使数据不被破坏、泄露和非法修改,并且无权限人不能随意查看和复制数据。充分发挥计算机信息处理潜能,对会计数据既求开放,又要绝对安全,解决会计信息电子归档问题、权限操作痕迹管理等问题带来的系统漏洞。另外,企业应重视系统建设资金投入,加强对会计信息系统的维护、保养,企业也可结合实际工作需求,研发专用的会计系统软件,构建出一套适合自身需求的会计信息管理系统。

  另一方面,大多数会计信息系统缺乏会计核算管理的功能,导致会计数据的准确性得不到保障,所以企业应重视开发会计核算校验系统,对会计核算数据的准确性进行校验。会计核算校验系统应独立于业务操作系统,人工写入运算逻辑,系统自动抽取业务数据,校验会计核算质量。校验内容应包含:一是逻辑校验,严密的逻辑监控保障业务规则的严肃性;二是科目校验,对入账科目的合法性、合理性验证;三是损益校验,对交易完成后损益类科目核算结果的验证。

  四、结语

  综上所述,会计电算化将是社会发展的主流方向。企业为适应未来科技的不断发展,一方面,应不断完善会计电算化的运行环境,确保运行环境独立、安全,将会计电算化与会计核算有机结合,实现会计核算电子化、会计档案电子化。另一方面,要想深入发展会计电算化,企业应不遗余力的培养专业化人才队伍,扩展会计人员的知识面和专业技能,加大内部控制制度约束,消除不利因素的影响,为企业全面实现会计电算化奠定基础。

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