2.2银行账户过多,加大了监控难度
由于企业不只是与单个客户存在合作关系,而且资金收付也不能采用同一个银行账户。因此,很多企业都会出现在不同银行甚至同一银行反复开户的情况,出现银行账户开设过多的问题,这会给企业资金安全管理带来较大隐患[5]。从出纳人员角度来说,与银行业务往来是企业资金安全管理的重点工作之一,企业的生产经营需要基于银行作为资金支点,当企业在众多银行中拥有很多账户时,会给出纳工作带来较大工作压力,容易出现对部分不常用的账户管理不到位的情况,容易给不法分子带来可乘之机,利用这些账户从事非法经济活动。
2.3资金安全管理机制不健全
中小企业占据国家企业总数98.5%,创造了国内生产总值60%的份额。但相对于大型企业来说,中小型企业在管理方面较为欠缺,很多企业对资金安全管理没有实际认识,不重视甚至是从来不进行内部稽核工作。如不进行现金出纳盘库、不开展银行账目检查等,过于忽视内部稽核工作容易造成内部出纳人员联手作案现象,造成企业资金安全得不到有效保障。另外,领导层对资金安全管理认识不足,就会忽视资金安全管理制度建设,没有很好地约束和规范出纳人员的行为,出纳人员就算不敢从事不法行为也会出现一些在工作上偷懒的行为,也会给资金安全管理留下隐患。
2.4对出纳工作不重视
不管是管理者还是出纳人员,都应该正确认识出纳工作和资金安全管理工作,这样才能提高重视,加强各项工作管理。但从实际来看,很多企业存在管理者不重视、出纳人员认识不足等问题,会严重影响资金安全管理实效性。当管理者不重视出纳工作时,出纳人员及其他工作人员也会形成出纳人员、出纳岗位不重要的'认知,给出纳人员日常资金管理工作带来负面影响,甚至部分工作人员不配合出纳人员完成相关记录和核算工作。当出纳人员对自身重要性认识不足时,就会降低对出纳工作的要求,认为只要做好记账和算数等工作内容就算完成任务,但不会主动去学习新理念和新技术,不能很好地参与企业资金管理,也会对企业资金管理造成负面影响。
2.5缺乏严格的出纳管理机制
很多企业在出纳管理方面不够重视,出现对现金、银行票据等管理不严格的情况。第一,缺乏银行票据管理制度。有的企业没有结合工作需要制定一系列的购买、保管、领用、作废等手续,出现空白支票未作废未使用现象,容易出现员工乱报、重报等情况。第二,缺乏现金出纳管理制度。就企业来说,应保持流动资金与总资产的合理比例,现金库额不宜过高,需要定期进行现金盘点,避免出现白条抵库现象。但是,在实际管理中,很多企业对这方面不够重视,没有定期进行现金盘点,对白条抵库也不重视,出现财务内部人员直接用白条借款等情况,造成现金账目余额与实际库存不符。第三,忽视出纳工作监督检查。当企业发展到一定时期,会出现开子公司的情况,这时候容易出现出纳人员为了聘用公司利益忽视集团利益的情况,造成超预算,甚至是对不合理的收支没有及时上报给总公司,出现出纳人员与聘用公司联合欺瞒现象。
3基于出纳角度分析企业资金安全管理对策
3.1明确分工,强化资金安全防范
第一,严格落实职责划分,避免出现不相容岗位由一人兼任。资金安全管理职位设置是否合理将会影响到资金安全管理工作效果,企业必须将资金相关票据、收支凭证、债票债单等工作分割给不同出纳人员,严禁出纳与对账两个不兼容岗位合并,开展专人专职。第二,建立岗位轮换制。为了避免工作人员在某个岗位存在过大权力或话语权,企业可以建立岗位轮换制和岗位责任制,将岗位责任落实到个人,这样能够提升出纳人员的工作积极性和职业精神。开展岗位轮换制则能够实现岗位间互相制约和监督,避免某些员工在岗期间出现对公司不利的行为,强化内部会计控制。一般来说,企业可以制定3年一轮换的轮换机制,并进行每年强制休假一次,在该阶段对员工的工作情况进行检查。第三,严格落实职责划分,对各项资金安全管理工作进行合理划分。如不能让出纳人员经手银行对账单、不得出现兼职情况、将银行存款余额调节表编制与资金结算稽核等工作内容分离开来。