浅析档案管理的信息化建设

　　[摘 要]工作业绩和资料整理归纳都是通过档案管理体现出的，是日常工作的重点之一。档案管理需要建立良好的管理规章制度，采用书写、影像以及电子书的形式进行规范管理。随着社会信息化不断进步，信息技术在不断促进档案管理的深化改革，想要将档案管理更加信息化，就必须要提高工作人员积极自主信息化管理学习的新方法，努力提升积累学习知识，也要求相应的工作单位增加所需要的硬件设施，提升档案管理信息建设水平，有助于形成全新的档案管理观念和水平。

　　[关键词]档案管理;硬件设施;信息化建设

　　伴随着网络的愈加普及化，信息技术不断发展，中国正式进入信息化社会。档案是相应工作单位最重要的组成部分，而档案管理则是每个工作单位最为重要的内容，以前传统式的人工书写管理已经不再能够适应社会发展的步伐。就如今而言，信息化档案管理是通过利用当代信息技术对资料进行管理、储存以及开发，在此过程中对电子档案加强管理和使用，这是信息化档案建设重点任务。在信息社会发展同时，档案管理信息化建设对我国经济发展起到了很大作用。在信息化发展背景下，档案管理对学校、企事业单位管理起到了很大的作用，是学校、企事业单位工作中不可缺少的一部分。

　　一、在信息化下档案管理内涵及分类

　　在信息化下的档案管理主要是利用以电脑为主的智能工具进行加强资料的整理、采集、运用和开发研究。档案信息创建主要包含了：网络运用、数字储存以及标注化建设。中国现如今正处在信息化迅速发展的当下，加强档案管理建设对中国经济社会发展起到了关键性作用。

　　二、档案信息管理具有哪些意义及作用

　　(1)档案信息管理能体现资源共享

　　在全球经济一体化的今天，档案资料信息化创建也被提上了日程，这是实践档案资料共享的实际需求。档案信息创建可以打破信息用户之间堵塞的'通道，快速促进信息资源的运用、储存、传递及开发，真正实现信息资源之间的共享。

　　(2)档案信息是发展档案工作新标志

　　过去传统档案管理的方法是用手书写，而这种方法已经无法满足当今信息快速发展需求，现在无论是档案管理事业从内在需要或者是外观条件全都在发生着巨大转变，要改变“管档案，收档案”这种传统做法已经势在必行。工作人员应当在工作中，主动减少对档案信息化发展负面影响的弊端，采用对档案管理适用的工作方式，促使社会发展和档案信息管理工作相结合的一体发展。

　　(3)档案信息是信息改革的新需求

　　过去传统的档案管理事业，重点是在于需要工作人员对档案进行人工书写、采集、整理、保存及应用，人力投入比较大，但是效率欠佳，然而在档案信息化管理之后，具有明显的优势。不仅提升了档案存储数量，并且可以减少对人力注入，可以更加节约资源，提升工作人员的工作效率，这一改革更加适合于对信息建设迅速发展的当下。

　　在中国经济快速发展，科技多种多样的环境下，发展档案管理工作这一重点事业，能够使企业单位在社会经济发展中起到积极作用。而档案管理的特点是：档案是一些单位进行管理及业务工作时的考察依据;是单位进行生产研究的参考凭据;是进行科学探究的条件基础;是进行宣讲教育的鲜明材料。

　　三、新时代时期对档案信息管理有哪些要求

　　网络信息迅速发展的现在，档案相关工作人员应当充分认识到档案信息创建具有着重大作用，更应当着重加强信息化档案意识，提升对档案管理的工作效率，全面开展信息化管理的各项事业，可以促进档案管理信息化创建迅速有效地开展。就现在而言要提升档案信息创建技术水准，应当遵守这样几点：1、需要配置完善的信息硬件设备，例如，电脑、扫描机、打印机、交换器以及服务器等等之类，使用研究开发出的系统软件，将档案管理工作人员进行集体培训，使工作人员对新系统软件熟悉之后，从实际点出发为完善软件提供合理且宝贵意见。2、将档案内容及目录进行有效地数字管理，这是最基础的电子档案管理工作，对各个部门移交的资料进行汇总并整理，从信息资料源头开始，创建统一一体的数据资料，避免出现重复性，提升工作者的工作效率。3、对可能在网上可以查询到的档案资料进行加密设定，以公开，内部，秘密，机密以及绝密区分开来，这样有助于公司的重要资料不被泄露。并且对查询者的信息进行网上实名登记，根据不同的人提供不同程度的资料查询权限，以此来保证上网查询的安全性。4、档案工作者及管理人员要培训全面的各项技能。管理档案工作者应当明确自身的工作职责及责任，要对档案工作这份事业非常重视，要调节自身，努力提升自己专业知识，更加适应以后档案管理工作信息化的不断创新。档案工作者不仅可以自学更可以利用业余时间去参加相关的专业培训，充分利用各种方式，用较短时间快速全方位掌握和自身工作相关的技能与知识，为以后自己自身发展创造有利条件。