加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化论文

　　[摘 要]随着信息技术的不断发展，越来越多的工作开始向着信息自动化管理的模式发展。然而，文秘工作和文书档案的管理工作也逐渐向着这个趋势发展。在这种形势下，对文秘工作及文书档案管理工作提出了更严格的要求。加强文秘工作与文书档案管理工作一体化是提高这两者工作效率的关键。文章对如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化进行了分析，以供参考。

　　[关键词]文秘工作：文书档案：管理：一体化

　　中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0357-01

　　前言

　　文秘工作具有较强的综合性、专业性和实践性。档案管理是文秘工作的重要内容。文秘工作与档案管理是相辅相成的密切关系，二者同时也是行政管理工作当中的主要组成部分。与此同时，档案管理工作也是文秘工作的一部分。做好文秘工作是搞好文书档案管理工作的基础，对将来和现在都十分重要。

　　1.文秘工作和文书档案管理工作的关系

　　这两种工作是有一定联系的，并且又在一定程度上相互独立。在日常的工作任务中，文秘工作和文书档案管理工作有所不同。但这两种工作的主体都是公文，公文出自文秘工作中，而档案的形成也是从公文中提取的。文书档案就是公文的续集，从这些方面来看这两种工作又是紧密联系的。如果想把档案的工作做全面，就必须从对公文的严格要求做起，公文处理是档案工作的基石，它的好坏很大程度上会影响到文书档案的好坏，所以说文秘工作是促成这两种工作走向一体化的关键所在。随着信息技术的不断进步和发展，档案的管理工作正向着文档一体化的管理模式发展。这种管理模式是从这两种工作的大局出发，在公文的生成、制发、归档、管理等工作中全部使用电脑的管理系统。这就要求各个相关部门对档案的录入和输出都按照统一的格式进行。这样就方便了管理，减少了许多重复工作，节约了时间、财力、人力，使这两种工作更加规范，从而满足现代化的要求。

　　2.文秘工作和文书档案管理工作存在的问题

　　2.1 文种使用不清，公文格式、附件不规范

　　公文是非常规范的一种文体，我国也出台了相应的法律规范对其制发、使用等环节进行了规范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文质量。但也存在一些问题，如有的工作人员分不清公文的“请示”和“报告”这两种不同文种。在许多时候混用这两种公文，影响公文的受理和本身作用的发挥。再者就是许多公文附件在制发的过程中，没有在正文中对附件进行标识，出现多个附件时没有对附件进行编号。还有就是在公文的格式上也存在许多不规范现象。这些都影响了公文的受理、传递、规范化和管理等工作。

　　2.2 版记不全面，办理程序不规范

　　版记是文书部门和文书档案部门相互衔接，，顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。而在文秘工作中常常不重视，有主题词无抄送抄发单位，不标明印发部门和时间等，文件主题词选用不准确，把公文标题隔断就作为主题词。公文的办理程序常常是有越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等现象，直接影响到文书档案管理工作。

　　2.3 归档资料不完整、编号不规范

　　在传统的归档工作中，一般都是将公文原稿或者修改稿同最终稿进行装订存档。但随着信息技术的发展，开始使用电脑进行存档工作，这使得存档工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成归档资料不完整。还有就是一些公文因为没有及时登记出现漏编、错编甚至重编的现象，造成公文编号不规范。

　　2.4 用纸不达标，装订不规范

　　公文用纸很少注意克度要求， 因纸张质量差和耐折度低，保存时间不长便开始发黄。纸型大小不规范，即使是同一型号的纸，有时大小也不一致。印刷装订中，有掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题，影响到公文的严肃性、美观性和文书档案的完整性。