3医学设备档案信息管理的方法

　　医学设备档案信息化管理的方法以简便、实用、真实、系统、完整、安全、高效、利于升级管理为原则，可结合各单位实际情况，因地制宜，逐步完善提高。可考虑用以下办法：

　　3.1对医学设备档案进行分类分级管理

　　设备档案信息管理可参考传统纸质档案资料管理的方法，根据设备情况设置二至五级类目，下级类目是上级类目的细分，结合计算机技术，依次建立层级菜单或文件夹（见图1），加以编码与标识，以方便使用。对每类设备每级类目的文件夹或各级菜单用简单、实用、易以区分而又方便记忆与应用的办法进行统一命名、编码与标识，以方便检索到目标文件并对其进行读写、拷贝、传输等处理与利用。

　　3.2注重电子文件的应用

　　除了特别重要的文件，如设备结构图、使用说明书、保修单、检测合格证、合同书、上级审批文件、规章制度等必须要保存纸质文件原件，其余大多数资料都被转换为电子文件、或直接制做成电子文件使用和保存，如装箱单、维修单、维修保养与使用记录等。较重要的文件或资料，也通常制做成电子文件备份保存。临床医疗机构的医学装备科和具体设备使用部门以保存设备资料复印件和电子文件为主。重要的纸质文件必须及时移交单位档案管理部门统一管理，以防止丢失与损坏。过期的无参考应用价值的文件材料应及时从作业现场移出，以防误用。与传统保存纸质文件的方法相比，电子文件管理除了能节省大量储存空间、人力物力与减少大量资源浪费，而且资料收集、整理、保存和使用都更省事、省力、快捷与方便。在计算机和影像技术、网络通讯十分发达的.今天，电子化文件的广泛应用对医疗设备管理和使用给各部门与各行各业都带来了诸多便利。如发生故障时的现场数据和照片，设备运行使用效果等，都可被及时记录、传输和保存，对进行有关分析研究和疑难问题处理提供更清晰、准确和有效的资料，对社会监督也提供重要帮助。

　　3.3注重设备信息的收集和整理

　　现代设备档案信息管理的作用和效果如何，很大程度集中体现在设备信息的收集和整理上。如今的设备档案信息资料的收集已不仅限制于原始单据凭证、说明书、结构图或保修单上。随着医用设备的复杂性与应用日益广泛，设备档案与其信息管理已发挥越来越重要的作用。因此设备档案信息资料的收集就赋予并强调真实、及时、准确、完整、系统、合法与安全的内涵与要求。注意鉴别与剔除不符合归档要求的文件信息，如无参考利用价值的事务性、临时性文件，不需办理的一般性群众来信、电话记录等。对正式的重要档案信息资料交接要有移交人、接收人和监交人三方签字认可。设备档案信息资料的整理是为了将有用的相关资料系统与完整地汇集在一起，并进行并装、编辑、备份和统一保存等处理，以便于日后利用或销毁等。利用现代信息和网络通讯技术，可以较方便地收集与整理到许多对指导设备使用、维护的外来指导性文件、支持性文件和处理多种疑难问题的宝贵信息，不仅能给使用者及时认识和掌握不少设备性能、准确处理设备故障提供了便捷的途径与学习条件，还可以为设备管理提供较好的理论指导与技术支持，使知识更全面、内容更丰富、视野更清晰、管理更系统。但是，使用人员也应注意外来信息的科学性与通用性。由于患者的个体差异，以及同种设备同样的故障表现可能发生的原因不同，所以不能千篇一律照搬照套，应注意鉴别使用，以免给患者或设备造成更大的损害。同时，由于网络信息管理的难度和复杂性，须注意科学识网，安全上网，合法使用网络信息资源，并注意防止重要设备档案信息资料的失密、泄密、损毁和丢失。档案信息资料的保存应依据各种载体特点，采取妥善的防潮、防高温、防虫、防尘、防磁、防压、避光等防变质与防毁坏措施。

　　3.4专业设备管理软件的应用与借鉴

　　如今已有许多设备管理软件面市和投入使用或试用，这些软件不乏优点与各具特色，其优越性有待大家逐步了解与认识，其内容与设计思路、运行效果也将会逐步改善，并逐渐走向成熟。因此，有理由相信，医学设备及其档案信息化管理的路子一定会越走越好和越来越宽广。