2.电算化会计档案的弊端

　　第一，会计电算化档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求，从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之传统纸质会计档案大大提高。第二，会计电算化档案缺乏直观可视性。传统的会计档案是手工操作来完成的，从原始凭证到会计报表的编制都是靠人工来完成的，具有直观可视性，不易被修改。而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力，导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。第三，会计电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施。由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”，会计档案的真实性就难以保证。加之，电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响，因此，电子档案在保密性和安全性等方面都比传统的会计档案要求要高。

　　三、电算化会计档案与传统会计档案的比较

　　1.电算化会计档案较之传统会计档案的优点

　　第一，较之传统的会计档案，电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递;电子档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中;电子档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，不仅能满足日常条件查询.统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量;还可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越。第二，进一步提高电算化会计档案的整理和再利用水平。电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。电算化会计档案通过计算机系统的运营，使用起来更方便、更快捷、更直观，而且通过计算机数据处理系统的整理，可以利用历年的数据对本单位本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为领导提供可靠的决策依据。

　　2.两种工作模式相辅相成，各有千秋

　　第一，电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。首先提高了查全率和查准率，拓宽了服务领域。但电子档案的管理相对于纸质档案的管理要更加复杂，传统档案之间的档案移交多采用物理归档的方法，即将档案的原件直接归入档案室内保管;而电算化会计档案的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求，即电算化会计档案在归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。由此可见，传统档案在数字化时代依然有着不可替代的作用。 第二，传统档案对保密、保护和方便本机构使用来说具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大。新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，但档案容易被修改且不留痕迹，存在易泄密、丢失等问题。因此，应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使档案管理模式更加充实与完善。

　　四、实现传统与现代管理模式相结合的对策

　　首先，针对会计工作的专业特点，为更好地发挥会计档案的作用，会计档案宜采用纸质档案与电子档案并存的管理方式。会计资料在形成、保管、利用等方面都有自己的专业特点。大量的资料以纸质形式存在，才具备原始资料所具有的凭证作用，为此还是以传统档案的管理标准保管为妥。同时由于电子档案存在可修改性、可复制性等不安全性，电子档案作为凭证性还缺乏可靠性。因此，实行会计电算化管理的单位，会计凭证、会计账簿、会计报表及形成的其他会计资料，都储存在磁性介质上，形成会计电子档案，另外再打印一份内容完全相同的纸质文件，利用纸质文件将电子文件的内容固定，解决电子文件易变动、易修改的问题，使会计纸质档案与电子档案并存。这样既兼顾了传统的视觉阅读习惯和维护原始凭证的法律效用，又能防范电子凭证的不安全性，可谓两全其美。