建筑是人们用各种一切可利用的材料，建造的构筑物。建筑的目的是获得建筑所形成的“空间”。在建筑学和土木工程的范畴里，建筑是指兴建建筑物或发展基建的过程。要成功地完成每个建筑项目，有效的计划是必需的，完成整个建筑项目都需要充分考虑到要哪个建筑项目可能会带来的环境冲击、建立建筑日程安排表、财政上的安排、建筑安全、建筑材料的运输和运用、工程上的延误、准备投标文件等等。这些内容最好的反映就是资料。
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资料作为整个建筑的历程反映，其作用不少。主要有以下几点。
1、工程质量和工作质量的重要表现。工程的建设过程，就是质量形成的过程，工程质量在形成过程中应有相应的技术资料作为见证。
2、工程施工过程的真实记录。工程施工过程中所采用的材料、技术、方法、工期安排、成本控制、管理方法等等，不同时期的资料成为这些内容的载体，记录着整个建筑形成过程的每个细节。
3、日后工程维修、扩建、改造、更新的重要基础资料。建筑竣工验收交付使用一段时间后，工程各种原因可能出现质量缺陷，为了保证施工质量，延长工程使用寿命，必须进行维修和补强。这就必须通过查阅该工程的技术资料档案，以便采取合适、有效的措施。
4、合理使用、保证结构安全的重要依据。为了合理作用建筑，保证结构安全，若建筑出现隐患时，必须进行维修和补强，技术资料可作为采用相应补强措施的原始、真实、有效的重要依据。
5、评定工程质量等级、竣工验收的技术文件。原始的施工技术资料，反映整个工程建设过程的质量控制情况，可作为工程质量等级评定的依据。
6、工程决算、结账的重要根据之一。建筑资料体现不同时期，投入与产出的情况，不同的建筑过程，不同的经济控制，产生不同的经济成本。工程决算、结帐时可以此为依据。
7、是申报科技示范工程、优质工程必不可缺少的依据。最能体现质量的直观显示，除建筑实体外，建筑资料作为文字的载体，以真实、有效、及时、全面记录质量控制的各种情况。
一个建筑工程，从立项，落成，使用，到消失，资料记录着其中的一点一滴。这些资料直接反映了整个建筑的生命。按此分类，资料分为前期资料，即立项、规划、征地、设计等阶段；然后是建筑过程资料，即实施期资料，包括建设方、施工方、监理方等多个单位在整个建筑过程的资料反映，这个阶段主要由施工方完成，其它各方协调。再次是竣工资料，即整个建筑工程完工后的验收资料，主要由质量、安全监督机构，会同各方共同对整个工程的质量、安全做出综合的评价，以备日后的交接使用与维护。再次是运行资料，这个是建筑物使用过程中，维护保养方面的资料。
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整个建筑工程，主要有几个参与单位共同完成，即建设方、监理方、施工方，设计、勘察等，主要是协调与监督。由此可见，资料从单位来说，可分为建设方、监理方和施工方资料。
从施工过程的角度来说，建筑资料分为技术资料和安全资料两大类。其中技术资料分土建、安装和节能资料。土建资料包括地基与基础、主体、装饰装修、屋面资料。安装资料包括建筑电气、给排水、通风与空调、电梯和建筑智能资料。节能资料包括各分部的节能检验批，节能材料、节能检测和节能验收资料等。安全资料包括各项验收记录、安全管理制度、三级教育等。
资料在整理与归档的过程中，既各自独立又相互关联，其特点有以下几点。
独立性。各个单位各自归档，独立组卷。
2、关联性。各单位的资料，体现同一个建筑形态的产生到实现的过程，主旨一致。
3、阶段性。每个阶段的资料，体现不同阶段的建筑形态。
