电子政务对档案工作的影响及档案室定位论文

　　在我国，档案室作为机关单位的内部机构，通过提供必要的档案信息支持，为机关工作提供参谋和咨询；同时，它也是"先期保管具有长远价值档案的过渡性机构",[1]为档案馆的工作提供基础性支撑。可以说，档案室在从文件到档案这一管理过程中发挥着承前启后的作用。纸质环境下，档案室的角色定位较为明确，而电子环境下，电子文件管理流程的复杂性与多样性，使得档案室的角色定位变得模糊起来。从理论层面看，在全程管理与前端控制理论中，档案部门被定义为电子文件全过程管理的控制者与管理者，这种角色定位的可行性、合理性目前少有人探讨。从实践层面看，由于将电子文件与电子档案统称为"电子文件",档案室的管理权限没有如期拓展，使本该由档案室负责的工作，却遭到其他部门的质疑与忽视。因为角色定位的不明确，档案室在电子政务系统中处于十分尴尬的地位。因此，明晰档案室在电子政务系统中的角色定位，具有十分重要的理论意义与实践意义。本文的角色定位是指机关档案室在电子政务系统中所处的地位，而这主要取决于它自身的价值以及与有关方面的关系。

　　一、纸质环境中档案室的角色定位

　　（一）法律法规对档案室的角色定位

　　《中华人民共和国档案法》从国家法律的层面对机关档案室的角色定位作出明确规定："负责本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导".其他相关法律法规也对档案室的职责与基本任务进行明晰，强调档案室应对本单位的档案工作进行管理、监督、指导，并负责档案的移交。可见，法律法规中机关档案室的角色定位是明确的：对本单位的档案工作负责，使本单位的档案得以妥善保存并合理提供利用，最终顺利移交给档案馆。

　　（二）传统档案学理论对档案室的角色定位

　　在传统的档案学理论中，档案室是"把各行各业的工作与档案工作相结合，与社会相沟通，把档案工作与文书部门的有关工作相联系，把自身的工作同档案馆工作相配合"的"综合部".[2]它有三个方面的性质："机关的内部组织机构"、"保存档案的过渡性机构"、"主要任务是服务于本机关".[3]

　　传统档案学理论强调机关档案室作为连接文书部门与档案馆工作的中枢机构，具有非常重要的承上启下作用。

　　（三）机关档案室对纸质环境中的角色定位

　　我国相关法律法规更强调档案室对机关档案工作的管理作用，强调其作为机关信息集合部门的职责。而在理论研究中，则是从文件生命周期的角度出发，指出机关档案室处于其中的重要作用。双方各有侧重，但基本观点是一致的：机关档案室的作用是负责本单位的档案工作，使其能够为本单位的业务活动所利用，并将需要永久保存的档案移交给档案馆。档案室文件流转在整个过程中的作用如图1所示：

　　二、电子政务环境中档案工作的变化

　　电子政务系统的应用，不仅带来文件载体形式的改变，更是对业务部门的工作流程进行再造和优化。对于档案部门来说，它改变了其管理的根本--保管载体，并由此引发了管理活动的变化。

　　（一）新的管理要求

　　纸质文件载体与内容的一致性、不可分离性，使得传统档案工作较为简单明了，重点要确保载体的安全性、可靠性。而电子文件特有的信息与载体的可分离性、系统依赖性、信息的易变性与可操作性等特点，使其易于被修改并总是处于不断变化中，从而引发了管理方式的变革，给档案工作带来了巨大的挑战。[4]

　　在电子文件的保管中，要解决的核心问题是如何对具有原始性的电子文件进行长久保存。这包括两个方面的内容：一是电子文件原始性的认定问题；二是电子文件的长期保存问题。[5]与传统档案管理相比，电子文件的管理具有相关因素多、各因素之间的相关度高、变量多、目标复杂、技术含量高、更新快等特点，对管理活动提出了更高要求，需要从政策、制度、技术方法等不同层面共同采用新的对策。[6]