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摘要:
近年来,随着我国经济发展质量效益持续提高,在促进行业快速发展和提高企业市场竞争能力的同时,也进一步加剧了企业之间的良性竞争。本文深层次探讨了作为企业核心管理部门之一的办公室,怎样有效提升行政管理实效性,以及从这个纬度涉及到的企业发展,从而更好的服务和支撑企业长期更有质量的发展。
关键词:
企业发展;办公室行政管理;工作效率;途径研究。
前言:
在企业办公中,办公室工作具有服务性、综合性、协调性、严谨性和准确性的管理特征,办公室处于“枢纽”位置、“信息”中心。当前企业在快速发展,进一步做大、做强、做优,企业办公室管理必然会面临新问题、新挑战和新机遇。为了更好的履职和发挥办公室行政管理功能,我们需要重新定位,革故鼎新,提升工作能力,提高工作效率和水平,定期优化和升级管理体系。
一、企业办公室行政管理工作的作用
办公室作为行政管理部门、企业决策辅助部门:
(1)具有参谋助手作用,为企业管理者提供决策信息、数据,做好公文处理、材料撰写、工作调研、会务组织、督办工作、综合协调工作;
(2)具有综合服务作用,落实印信管理、档案管理与服务、保密工作、OA系统运维等工作;
(3)具有应急协调作用,抓好信访工作和应急管理工作;
(4)具有统筹保障作用,推进行政资产管理、后勤事务、食堂管理等工作;
(5)具有形象展示作用,做好接待服务、车辆管控等工作。
二、企业办公室行政管理工作现状
(1)人才队伍结构性矛盾突出。企业规模和体量的快速增加,需要相应匹配的人力资源作保障,当前企业还缺乏够硬的“笔杆子”和成熟专业的基层办公室管理人员,高学历、高素质、高能力、专业性的办公室综合人才缺口较大,人才队伍建设还需要持续发力,工作能力、专业能力和业务水平还不能满足当前办公室工作的需要,其中在基层单位项目部尤为突出。
(2)培训教育提升工作不系统。办公室系统新入职人员较多且流动性也较大,对企业规章制度和办公室工作没有完全掌握和适应,难以准确制定科学、长期、有效的员工系统教育培训计划,并严格付诸实施落实。我们不仅要重视人员引进,更需要重视人员培养和加强业务能力培育,面对现在的管理问题和痛点,企业应系统规划、科学谋划,按照“缺什么补什么”的原则,优先解决当前急需。
(3)工作绩效需要提升。办公室不仅要管好“俗事、小事”,还要从中跳出来管“大事”,围绕企业中心工作,提高站位,从全面、高端、深度的角度分析问题,对事关企业发展的深层次问题研究、发展战略制定、工作督办等工作深度参与,以优秀的管理成果体现管理工作绩效。
(4)管理标准化需要落实和巩固。企业的长期成长发展,必然形成了一定数量的优秀管理成果,需要我们继承和发扬,如适合企业的管理制度、工作流程、操作标准等,这些基础性的管理标准化不能丢掉,应该一直坚持不懈。
(5)办公信息化工作滞后于企业发展。信息化时代,办公室处于企业的“信息”中心位置,要确保信息的高效传递。企业OA办公系统还需要持续改进优化,信息集成还没有彻底实现,条块式信息填写、报送还没有解决,办公室信息系统还没有和企业其他自建系统高度融合。我们应当及时收集各部门反馈意见和使用过程中发现的问题,采取统一措施,认真加以研究解决。
三、提升企业办公室行政管理实效性的方法