(二)良好的口头表达能力
口头表达能力是办公室秘书同单位内部、个单位间日常交际的基本能力。优秀的秘书要有好的口才，要能说会道，善于表达自己的观点，可以用最简洁的语言表达最丰富的内容，还要富有幽默感，善于与人沟通交往。只有做到三言两语把复杂的问题讲透彻，才能激发调动单位成员情绪，使单位成员和谐相处。
(三)较强的协调组织能力
办公室是组织协调本单位工作的枢纽，所以协调组织能力是办公室秘书必备基本功。办公室秘书工作大部分是安排领导活动，组织召开会议，办理接待来信来访，对外联系以及购置、保管本单位日常办公用品等。这都要求办公室秘书具有较强的协调组织能力和干事办事能力。只有具备这种能力，才能把办公室琐碎工作系统化，复杂问题简单化。
三、办公室秘书应具备的专业知识
办公室秘书这一岗位尤其专门的职业要求和条件，在不同时代背景下，虽然要求各不相同，但是对于专业知识的这一要求从未改变。新时期对办公室秘书的专业知识要求更高，不仅要有深度还应该有广度。在办公室专业知识的要求上，应注意以下方面：
(一)岗位业务专业知识
办公室作为一个单位的综合办公部门，职能几乎涉及了各个领域，其职能的特殊性决定了办公室秘书应具备其扎实的专业知识，不仅熟识理论知识，还应在工作中完备自身的专业实践知识，了解办公室秘书的一系列性质和职责等熟悉其常规做法和应急措施，做用理论武装头脑的专业办公室秘书。
(二)相关学科专业知识
办公室工作面临情况错综复杂，千变万化，这就使得办公室秘书要不断拓宽知识面，开阔视野，更新知识结构。通过学习相关学科专业知识，尤其是管理学、经济学、法律等专业知识，增强决绝问题的能力，从而适应办公室瞬息万变的工作要求，做优秀的办公室工作者。结语办公室秘书工作性质重要，内容琐碎。只有具备过硬的素质、良好的基本技能和扎实的专业知识才能有条不紊的推进办公室工作，切实将办公室打造成真正的“员工之家”
一、高校行政管理现状与存在问题
计划经济时代我国就存在高校行政管理制度，改革开放以来，经济飞速发张，社会变革加剧，但是高校行政制度虽然也进行了大规模的改革，但是弊端依旧存在，突出表现在以下几点：
1.工作效率不高。
学校的行政事务履行地不够井然有序，如果出台新的行政制度的话，从上级到下级贯彻的力度不够，应对突发状况的措施不够稳妥，周期拖延时间太长，各部门不能有序地协调配合，导致办公效率低下。在行政管理方面，行政管理人员没有高度重视行政管理工作的复杂性，过于理想化，认为工作需要的只是热情跟有理想，传统的僵化行政管理条款导致行政管理工作效率低下，那些落后的观念如崇尚权力，任人唯亲，不思进取，安于现状服务意识淡薄，人本主义等成为了高校行政管理顺利进行的巨大障碍。另一方面，用传统眼光来说，教师跟学生都是被管理的对象，而不是被服务的对象，工作消极，不主动改变工作方式，更新管理模式，从而降低了行政管理的效率。
2.服务意识低下。
行政管理的方式应该随着社会的发展，高校的改革步伐而与时俱进，但是大多数行政工作人员并没有更新观念，服务意识依旧淡薄，没有从传统的行政工作方式中脱离出来，并树立以服务为核心的工作理念。
3.监督机制缺失。
行政制度中从高级到低级划分，高级人员对低级人员有领导性质，低级人员对高级人员的监督机制不够完善，一直相对应的监督机制不足，监督手段落后，往往导致了行政管理工作中的系列问题的产生。
4.人事制度僵硬。
在一些高校里面会出现这种情况，行政管理人员大多数为教职工的家属，这些安置性的工作岗位导致这些员工工作积极性不佳，工作热情很低，这不仅使工作岗位得不到有效分配，还使年轻一代的积极向上的人员无法获得此岗位，丧失工作机会，从整体上影响了高校行政管理的效果。
5.机构设置缺乏科学性。
上文分析到高校行政管理效率低下，这与高校行政机构臃肿，分工不科学有很大的关系，分工过细导致部门越来越多，部门之间的衔接做的又不到位，协调性不高，职责分配模糊，而且对于办事中出现的错误相互推诿，各部门均不承担责任。
