现代社会瞬息万变,市场竞争日益加强,各单位领导者要想在当今社会中成功有效地管理工作,必须掌握准确的信息资料。会计信息资料在财务工作中发挥着晴雨表的作用,财务人员只有规范各种会计行为,保证会计资料真实完整,才能确保领导风向标的正确性和前瞻性,才能通过控制手段尽量提高所获信息的准确性和真实性。
1.2.2、保证工作协调有序进行,圆满完成各项工作任务
各部门的工作能否顺利进行,任务能否圆满完成,内部控制为工作的顺利开展保驾护航。只有在严格的内部控制系统中,通过职责分工,规范各种手续、制度、工作流程、审批程序、检查监督手段等,才能有效地控制本单位各项活动顺利进行、防止出现偏差,纠正失误和弊端,圆满完成上级交给的各项工作指标。
1.2.3、为审计工作奠定良好基础
审计监督可以监督各单位内部控制的顺利实施,只有以真实可靠的会计信息为依据,检查错误,揭露弊端,才能堵塞财务漏洞,消除隐患,防止并及时发现和纠正错误,才能评价经济责任和部门效益,而只有具备了健全的内部控制制度,才能保证信息的准确,资料的真实,并为审计工作提供良好的基础。
1.3、现代行政事业单位内部控制具有的特征
1.3.1、适用范围
各级行政事业单位内部控制适用对象具有明显的非营利性。行政事业单位是为执行行政事业任务,保证业务活动的资金需要。资金来源为财政拨款或者是自收自支,要按照国家有关规定进行开支。
1.3.2、核算基础
行政单位的会计核算以收付实现制;事业单位会计核算根据单位实际情况,分别采用收付实现制和权责发生制。所以,内部控制也应相应的适用于此两种核算制。
1.3.3、核算对象
行政事业单位会计核算对象为资产、负债、净资产、收入和支出。在资金运动过程中,各单位掌管的财产物资、债权和其他权利形成事业单位的资产;由事业单位承担的借入、预收款项和应付、应缴款项形成事业单位的负债;各项基金和结余形成事业单位的净资产。
行政事业单位的内部控制在一定程度上采取了一些方法和措施,但是还远远达不到控制效果,单位领导和财务人员必须清醒地认识到这是一项长期性、艰巨性的工程,也是一项迫切的任务。只有正确地认识,认真地对待,负责任地去落实,才能取得实效。
二、行政事业单位内部会计控制的基本原则
建立行政事业单位内部会计控制要以国家法律法规和财务规章制度为准绳,以规范的控制制度为基础,以科学的核算方法做支撑,以“勤俭节约”为办事方针,以有效的外部监督为保障,注重权与责、人与事、惩治与预防相结合,注重内部控制与外部审计相结合,注重事业发展需要和资金供给的关系,发挥社会效益和经济效益。[3]因此制定内部会计控制制度应遵循以下原则:
2.1、合理分工原则
合理分工就是权利分配,把一项经济业务的全过程分成若干处理步骤,由不同人员分别完成,不得一人包揽。例如在行政事业单位中,财务科长、会计、出纳要分工明确、各司其职,实行会计管账不管钱,出纳管钱不管帐。一笔银行转账业务,不能由一人既开票又盖印鉴,而要支票和印鉴由两人担任。
2.2、相互牵制原则
明确各部门的职能与性质,明确各部门及人员应承担的责任范围,赋予其相应的权限。要求每项完整的经济业务活动,必须经过具有互相制约关系的两个或两个以上的控制环节或部门方能完成。[4]一是授权批准与业务经办职务分离;二是经办与审核分离,在日常工作中,财务要审核各种原始凭证是否合理,数据是否正确,手续是否完备;三是经办与会计记账分离;四是会计与出纳分离,两者不能越俎代庖;五是总账与日记账分离。即使同一部门在授权、执行、记录、保管、核对等不兼容职务方面也要执行不相容职务分离控制,从而发挥其客观、公正的作用。
2.3、全面性与重要性相结合原则
内部会计控制制度的触角渗透到单位各项业务过程和各个操作环节,覆盖所有的部门和岗位。因此,制定内部控制制度要全面。严谨有效的内部会计控制,不仅要对事业单位内部财务活动实行全方位的有效控制,而且要对事业单位收支的各个环节实行重点控制。我认为行政事业单位内部控制内容就是各级单位在预算执行过程中的经费开支、预算外收入及其结余,以及在各单位资金运动过程中所形成的资产、负责和净资产,不仅全面,而且重要。