高校院系秘书除了充分利用各种内部信息网络以外,还应掌握并建立自己的常规信息渠道,善于开发新的秘书工作信息资源,并及时、准确、全面地获取所需要的信息。秘书人员必须学会准确无误地理解、识别、判断、筛选所遇到的信息，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的。学会利用计算机和网络等信息手段准确地概述、综合、改造和表达所需要的信息，并掌握一定的计算机应用技术，如数据库、电子文档、表格、幻灯片及网页的处理制作能力,提高个人的信息素养,更好地适应教育管理信息化、现代化的要求。
3、灵活运用、敢于创新
新时期社会发展加快,信息周期大大缩短,高校院系秘书必须具备敏锐的观察力和创新精神,灵活运用信息知识。在获取和处理信息的基础之上,把自己的思想和见解融入其中,并通过恰当的渠道把这些信息传递给他人,善于运用已掌握的信息解决日常管理工作中的实际问题,使信息发挥最大的效益。
4、信守职业道德、增强服务意识
随着信息传递速度的越来越快,传递过程中不可避免地带有一定的主观偏见,院系秘书的信息工作中要遵守职业道德，做好信息的保密工作,准确的传达信息。维护好教师和学生的利益,不能在享受信息网络技术带来便利的同时,给院系和个人带来不必要的麻烦。
总之,信息时代的快速发展决定了高校院系秘书信息服务的变化,关系到整个学院信息化的建设。高校院系秘书要认识到信息工作的重要性,不断提高自身信息素养,才能更好的为学院服务,才能在未来的发展中立于不败之地。
参考文献：
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[4]张持中,新时期秘书信息工作初探,南方论刊.2010年第4期
摘要：教务秘书，是整个高职院校教务管理系统中的一个重要角色，在日常的教学管理中起着举足轻重的作用。随着高职院校信息化水平的不断提高，教学管理的信息化、现代化是未来的发展趋势。因此对教学秘书的工作提出了新的要求，本文主要讨论信息化情况下的教务秘书的工作特点。
关键词：教务秘书 信息化 特点
1 教务秘书在教学管理中的位置
设立高等院校的目的是为了社会培养适合并且是优秀的人才，以适应社会主义市场经济的发展需要，就像企业必须生产出合格的产品满足市场需要一样。公司用现代企业管理制度来保证产品的质量，同样，高校必须用现代化的教学管理手段来保证教学质量。高效的教学管理方法才能生产出优秀的人才，因此，在高校的日常管理工作中，教学管理是重中之重。
在教学管理的各级各类管理队伍中，有一个角色即特别，又重要，这就是教务秘书。在绝大多数实行二级管理的学院中，都设置了教务秘书一职，该职位主要负责本学院的日常教学管理工作，并是学校教务处和二级学院联系的纽带。然而本文并不是讨论二级学院的教务秘书，而是教务处的教学秘书。不论从工作任务的繁重程度还是在教学管理中所处的位置，教务处的教学秘书要比二级学院的教学秘书起着更大的作用。
首先，在教务处跟各个二级学院之间所有教学工作的连接当中，教务秘书担当主要作用。教务秘书是教务处对各学院、系部的日常教学工作进行组织、管理的联络人，是命令和任务的主要传达者和具体执行者。教务处下达的各类教务文件和通知．都由教务秘书安排执行，并在过程中进行必要的催促督察。最后，由教务秘书统一汇总和整理，上交到教务处处长。在教务教学的整个具体执行过程中，教务秘书既是命令的.下达者，又是执行者和管理者。另外，学校的其他职能部门，如人事处、财务处、保卫处、后勤处、工会等，都跟教务秘书进行经常的工作联系。
其次，教务秘书作为教务处处长的得力助手，直接参与各项教学管理工作，是高校教学管理队伍中的精英力量。从课程教学大纲、计划的制定执行，教师授课计划表的验收上交，到每学期的公选课、必修课、体育选项排课，再到教师备课、上课情况的督查，以及每学期协助质控部进行期中教学质量检查等等。在各种形式的教学管理活动中，教务秘书都是直接的参与者。
