1.改善成人高等教育学籍管理制度,加强制度的执行力
制度是一切工作的基础和依据,要想确保学籍管理工作顺利开展,必须要完善相关规定。学校要依据教育部印发的文件,结合成人的学习需求、学习能力、工学矛盾等问题,制定真正具有成人教育特色的学籍管理制度,使学籍管理工作有章可循,维护教学严肃性。好的制度必须要加强可执行力,每一个管理工作者均要有把管理制度落到实处的意识。例如,学校应该严格把关和重点审核学生在校期间学籍异动情况,制定明确的工作流程,在制度中明确转学、转专业、休学、复学、个人身份信息变动等异动事项的具体要求,对于不按照学校规定执行的学生,学校依据情况作出相应处理和处分。各个学校必须按照教育部文件规定,依据本校特色编制电子注册工作的管理制度。
2.加强成人教育学籍管理人才队伍培养
(1)设立专职的学籍管理人员,建立合理的管理人员架构体系。成人学籍管理是一个专业性、政策性、服务性很强的工作岗位,学籍管理人员的综合素质决定了工作质量,其管理水平直接决定了学校名誉与办学质量,学校应对选拔学籍管理工作人员极度重视,挑选责任心强、细心、有较强计算机能力的人员,上岗之前需经过严格的岗前考核和培训。(2)定期培训和考核学籍管理人员。高校应该积极鼓励和推荐相关学籍管理人员参加专项培训,提高学籍管理人员的管理能力和对新的法规、文件精神的领会,通过与各高校的学籍管理人员的交流沟通,共同探讨工作中发生的问题以及处理对策。学校还应进一步完善学籍管理岗位考核奖惩制度,将责任明确到个人,提升学籍管理人员的工作热情,激发他们的主观能动性。此外,学校应该规范校外教学点的学籍管理制度,通过定期举办校外教学点外站会议对校外教学点的学籍管理人员进行业务培训,学习各种学籍管理规章制度。(3)保障学籍管理队伍的稳定性。学籍管理工作业务性强,事务繁琐,管理人员不但要细心、负责,还要有一定的经验,因此必须保障学籍管理岗位人员的稳定性,尽量不随意调动学籍管理岗位相关人员,即便有人员调动,也要提前对替换人员进行培训,使其熟练掌握学籍管理相关业务,从而完成交接工作。
3.加强学籍管理的数字信息化建设
计算机的普及应用和学籍学历管理平台体系架构的搭建完善,要求我们具备一套与之匹配的管理模式与方法来实现资源共享、高效检索、学籍信息透明,因此数字信息化管理是学籍管理的必然趋势,它可以降低管理人员的工作量,避免管理人员将时间浪费在繁杂,高重复性的工作上。(1)加强教学管理平台建设。教学管理平台是学籍管理工作的技术支持,只有依靠该平台才能顺利实施学籍管理各项工作。教学管理平台依照教育部的电子注册工作,应有计算机网络搭建满足各项教学管理工作需求的系统平台,将招生录取等一系列的环节通过网络平台的方式使主办院校、校外教学点、学生共同拥有资源与信息,做到对自身学习状况与成人高等教育水平了如指掌。管理平台应该真正能为学籍管理工作所用,因此应加大开发经费投入,选择能长期合作并且业务能力强的软件公司,在开发和投入使用之前,应该反复听取相关业务人员的意见和建议并对系统试运行。此外还应加强管理平台后期的升级和完善工作,对于管理平台中不符合当前工作需求的部分应及时修改升级。[4]随着智能手机的日益普及以及通信技术的不断发展,可逐渐开发和完善用手机APP客户端登录教学管理平台的技术,为教学管理人员和学生提供快速、便捷的查询模块。(2)建立电子学籍档案数据库。电子学籍档案是利用计算机存储介质对学籍信息进行存储。传统的纸质的学籍档案管理,操作起来不仅麻烦而且效率低。电子档案信息存储量大、整理标准规范、信息无论在何时何地均可以自由查阅,能极大提高工作效能。在每学年新生报到入学后,可根据招生录取库导入相关学生数据,按不同教学点、专业、层次分类,建立学生的基本信息数据库,除了常规学生档案,还可以搭建学生信息数据库检索平台,依据不同分类查询学生学籍情况,准确给出每个学生正确、完整的电子学籍档案。
4.加强对学籍管理工作的重视
领导必须深刻认识学籍管理的重要性,改变“重招生,轻管理”的理念,把学籍管理工作当作重点工作来抓。成人学籍管理工作是一项重大的系统工程,工作量大、业务繁琐、责任重大,该项工作离不开领导的重视,确保有一定的制度保障,只有这样才可以提高成人的学籍管理工作水平,推动成人教育教学质量与管理水平达到新的台阶。总而言之,社会对教育要求的提高以及成人教育学籍管理的现状要求高等学校必须高度重视成人教育学籍管理工作,选取有效办法完善成人高等教育学籍管理模式,逐步推进成人教育学籍管理制度的改革,与此同时,学籍管理人员也要利用先进管理方法,不断汲取现代化管理知识,掌握管理新技能,进一步维持管理水平的提升,推进成人教育教学管理水平和教学质量的提高。