(二)消耗管理薄弱,以领代支情况普遍。
就目前而言,基层医疗卫生机构都设置了一级仓库(药库)和二级仓库(药房),药品和卫生材料通常能按规范程序验收入到一级仓库中和移库到二级库,但在二级仓库的消耗统计上大部分单位不完善、不规范,无法完整统计出消耗数据。加上基层医疗卫生机构实行国家基本药物零差率销售以及财务集中核算后,由于核算员并不在核算单位上班,无法亲自收集药品销售出库数据,而核算单位的药房管理员又无法提供销售出库数据,就只能对西药和中成药直接以收入数作为成本支出数了;中草药减去加成部分后作成本支出。虽然在实行零差率后西药、中成药收入数与支出数是完全一样的,但脱离了库房物资管理系统的数据核对,无法及时发现数据异常现象,以致年终盘点时,会出较多的盘盈盘亏现象,无法找出原因。而对于卫生材料从药库领用后就没有再进行跟踪管理,直接按一级库房出库数列作支出,没有按照药房物资管理系统的销售出库数作为结转成本的依据,提高了卫材损失的风险。
(三)物资分类不完全,没有实现明细核算。
对于药品部分的分类,大多单位都分成西药、中成药、中草药三类进行管理,但也有部分单位为了管理方便,全部混在药品一个大类中管理,给账务入账带来困难;较为严重的是低值易耗品的分类,绝大部分单位都没有进行单独分类管理,或者不知道如何区分低值易耗品和其他材料,而财务在做支出时也全部归到材料支出中。不符合精细化管理的要求,也不符合会计的严谨原则。(四)缺乏物资盘点制度,盘点流于形式。物资管理要求单位要定期对库存物资进行盘点,每年至少于年终时进行一次全面盘点。大部分单位都能做到年终的全面盘点,但因为药房平时没有按规定完成的入库、出库手续,也就无法生成盘点前的清单了,就采取直接统计存货情况,并把统计原始数据交到财务,草草完事,无盘点报告。对盈亏情况、原因不进行分析,提出整改措施,导致物资管理水平没有得到逐步提高。
二、基层医疗卫生机构物资管理存在问题的相关解决对策
(一)重视物资管理,加强物资管理知识培训。
单位领导要提对高物管理重视,对从事物资管理人员进行物资管理知识的培训,或在相关医药识知培训中增加资管理知识讲解,改变物资管理人员观念与理念,增加物资管理人员的管理知识,同时,随着互联网和信息技术的发展,基于物资管理的专业系统软件也开始出现,这类专业系统不仅可保证注重细节和全面的物资管理工作中有效的促进管理效率的提升,对于药品医疗物资管理的精确性和正确性要求,也能够同步满足,因此,在对相关的管理人员进行培训时,除了理论知识培训外,还包括了对其管理系统操作技能和水平的培训。以促进其更加科学、熟练的掌握系统的应用方法,利用系统更好的为物资管理工作服务,在对系统的熟悉方面,包括了充分了解物资的入库、出库、结存情况,并且明确这些信息在管理系统中的查看和操作方法。另外,还需要与财务部门加强沟通,以便随时了解与物资有关的资金、资产变动。
(二)完善物资管理程序环节
对于所有的物资的管理一定要严格按照相关的物资管理程序来进行,要经过合理编制采购计划、计划审批、验收入库、领用移库和药房销售(消耗)出库等环节,只有不同物资类型都有了规范的管理程序作为管理工作开展的参考,才能确保各类物资的管理工作扎实有效。尤其是其他材料和低值易耗品,要全部按规范程序进行管理,不能搞特殊化。月末管理员要编制库存报表以及将相关资料上报财务,财务也要加强敦促和监督,不能简化规定程序,自制成本结转凭据。以做到及时核对,找出差异原因,保证账实相符,数据真实准确。
(三)完善物资盘点制度
对于物资的盘点,不能仅限于年终的盘点,要根据实际需要定期或不定期对物资进行盘点。如实行月末、季末、半年度等定期盘点;在数据异常或管理人员离职的不定期盘点。盘点前要有清单,对照清单进行盘点,详细记录盘盈盘亏的物资的类别、名称、型号、单位、数量。盘点结束后,要出具盘点报告,对盘盈盘亏的原因进行充分分析。对于超出合理损耗的盘亏,要追究相关责任人责任。建立物资管理方面的责任问责制,保证物资管理做到账账相符和账实相符。