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关于房产档案信息化管理技术的应用研究

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  摘要:房屋档案工作的管理是一项细致而又繁琐的事情,信息化技术的应用给现代生活带来了极大的改变,当前很多学者在理论和实际方面致力于探究如何更好地将信息化管理技术应用到房产档案管理中,以实现房屋档案管理的有效性。本文主要从房产档案信息化管理产生的背景、概念、特点以及应用措施方面进行研究,以期对途径房屋档案管理工作有借鉴意义。
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  关键词:房产档案信息化管理 概述 应用策略
  信息技术的飞速发展,对我们社会生活的方方面面都产生了巨大的影响,对于我们实现有效地管理有积极意义。房屋档案管理工作作为社会工作的一种,必然也会受到信息化技术的影响,房屋档案工作的管理本身是一项细致而又繁琐的事情,仅仅依靠人工的管理有很大的局限性。因此当前对于房屋档案管理工作
  就将信息化技术应用其中。另外很多学者在理论和实际方面仍在致力于探究如何更好地将信息化管理技术应用到在房产档案管理中,以实现房屋档案管理的有效性。本文结合已有研究以及信息化管理技术在档案管理工作中的实际应用情况进行研究,分别从房产档案信息化管理产生的背景、概念、特点以及应用措施方面进行论述,以期对途径房屋档案管理工作有借鉴意义。
  一、房产档案信息化管理的概述
  (一)房产档案信息化管理产生的背景
  房产档案作为国家档案的重要组成部分,通过传统的方式进行记录,一方面是工作量大,导致花费巨大的人力、物力以及财力资源。另―方面就是通过传统的人工记录往往很容易出错,记录信息经常会出现不完整或者是信息出问题的情况,不仅是对资源的花费,更是对各种资源的一种浪费。最后就是,通过人工记录的信息保存时极其不方便,在进行调阅查看时,所需要的工作周期较长,不能实现管理工作的有效性。在这样大的背景下,网格信息技术的优势被人们所意识到,实现二者的结合,成为房产档案信息化管理的一个必然趋势,对房产档案的管理工作而言具有划时代的意义,就这样房产档案信息化管理就应运而生了。
  (二)房产档案信息化管理的概念
  何谓“房产档案信息化管理”?借鉴张宝军在其文章《对房产档案信息化建设的认识和思考》对其定义是这样的:房产档案信息化管理是利用计算机技扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术,通过文字、图形、图像等形式,把各种房产档案资源转化为数字化电子档案信息,以电子信息形式存储,网络化的形式联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序的档案信息系统,及时有效进行管理、提供利用,实施资源共享。管理的实质就是通过资源的有效利用实现利益的最大化。由此可见,房产档案信息化管理自身的独特特点或者说是优越性,是我们应该意识到的。
  (三)房产档案信息化管理的特点
  1.存储资料的规范性
  信息技术在房产档案管理中的应用不同于人工录入,其通过计算机技扫描技术、数据库技术以及存储技术等高新技术,使得存储资料的过程变成一个规范化的过程,对于资料保存的内容格式以及规范性都有很好的保证,存储档案信息的过程成为一个不仅仅是简单的存储过程,更重要的是成为一个整理的过程,一个规范化、系统化的过程。
  2.保存资料的安全性
  房产档案信息存储在电脑之中,一方面可以避免纸质资料容易破损的缺点,另一方面可以避免由于工作人员工作的不细致导致资料的遗失所带来的损失。将房产档案信息存储在电脑中的安全性较之人工记录的方式安全性较高。
  3.获取资料的便捷性
  使用传?y方式记录房产档案信息对于再次查阅记录信息而言,有巨大的工作负担,往往所需周期较长,但是通过信息化的方式记录,只需要操作人员点几下鼠标的时间就可以实现资料的查询,这其中的高效、便捷性是我们每一个现代人不可否认的。
  另外,房产档案信息化管理还有许多其它方面的优越性,比如:这种方式实现了图文的有机结合、便于对一些错误信息进行及时修改,另外也是很重要的一方面就是房产档案信息化管理极大的节省了人力和物力资源,减少了工作成本。房产档案信息化管理对于实现管理的有效和积极性有很大作用,因此探究房产档案信息化管理的应用策略就是十分有必要的了。
  二、房产档案信息化管理的应用策略
  (一)完善房产档案管理的技术系统
  房产档案信息化管理不可缺少的工具就是建立完善的房产档案管理的技术系统。一个有效的技术系统可以起到事半功倍的效果,完善的房产档案管理的技术系统主要包括信息的录入系统、信息的存储系统以及信息的检索系统。信息的录入系统要保证信息录入一要全面,二要准确;信息存储系统要保证一要内存较大,二要存储安全;信息检索系统最主要的就是要便捷有效。从这三方面为房产档案管理提供技术支持。
  (二)提高管理人员的专业技能和素质
  每种职业都有其专业性,房产档案管理工作需要专业人员的专业素质来实现房产档案管理的有效性。首先管理人员要意识到房产档案管理的重要性,按时及时做好房产管理工作。其次,也是最重要的一点就是,管理人员的专业技能以及专业素质是做好房产管理工作的必不可缺少的一环。一方面管理人员可以通过自主学习不断提高自己的专业水平。另一方面,管理人员可以通过参加相关培训或者是外出学习的方式提高自身的素质。完善房产档案管理人员作为一种专业人员应该从各方面提高自身素质,为国家的档案管理建设奉献自身力量。
  (三)加强房产档案管理的制度建设与监管
  无规矩不成方圆,房产档案管理也是如此,需要一定的制度来保证管理的有效顺利进行。近年来,随着我国经济的迅速发展以及广大人民群众法制观念的不断增强,有关房产方面的民事案件和刑事案件也在不断增多,在档案的查阅和利用方面很容易出现一些矛盾,因此加强在这方面的制度建设既是对广大人民合法权利的保障,同时又有利于保证管理人员的合法权利。另外,相关部门也应该做好及时的监管工作,尽早地发现管理过程中的问题,解决问题。

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